Solutiile software au stabilit un nou standard de calitate in activitatile de service din teren oferite de catre companii. Clientii au devenit si ei mai exigenti, punand tot mai mult accentul pe calitatea serviciilor si promptitudinea interventiilor. De aceea, afacerile care nu tin pasul cu noi metode pentru a oferi servicii mai bune, intr-un timp mai scurt si la un pret mai mic, isi pot pierde rapid clientii si pozitia in piata.
Management service cu sistem ERP
Cand vorbim despre activitatea de service din teren, clientii nu mai tolereaza intarzierile, comunicarea deficitara, lipsa unui nivel crescut de calitate si inconsecventa in serviciile oferite.
Asemenea situatii pot fi eliminate cu ajutorul unor sisteme software moderne, care reusesc sa gestioneze si sa automatizeze mare parte din procese, oferind rapid solutii adecvate pentru simplificarea proceselor de lucru si rezolvarea provocarile intampinate de companii.
Prin utilizarea de tehnologii performante, afacerile reusesc sa creasca satisfactia clientilor, iar activitatea de service nu mai este privita ca un centru de cost, ci ca o oportunitate de crestere a profitului.
Cele mai mari provocari intalnite in companiile cu activitati de service
Soft ERP pentru management service
In general, afacerile care nu folosesc solutii software dedicate activitatilor de service, se confrunta cu gestionarea deficitara a resurselor; lipsa controlului asupra stocului, costurilor si echipelor din teren; dar si cu probleme in preluarea si accesarea datelor in timp real. Toate acestea isi pun in final amprenta asupra relatiilor cu clientii si asupra profitabilitatii companiei.
Majoritatea celor ce ofera activitati de service pe teren, fie ca vorbim de companii din domeniul productiei si distributiei, companii din zona de constructii si nu numai, au dificultati in:
- Mentinerea relatiilor cu clientii existenti, concomitent cu atragerea de noi contracte de service
- Satisfacerea cerintelor tot mai exigente ale clientilor de a imbunatati sau extinde serviciile oferite
- Pastrarea consecventei in livrarea contractelor in limitele de timp si buget, pentru a asigura continuitatea businessului si generarea de referinte pozitive de la clienti
- Mentinerea unor preturi competitive, dar care sa permita in acelasi timp obtinerea unei marje bune de profit
Solutiile software dedicate activitatii de service ajuta companiile sa aloce angajatii si resursele potrivite la momentul potrivit si sa scurteze timpii de lucru.
Managementul activitatilor de service cu softuri ERP
Cum ajuta un ERP activitatea de management service?
Sistemele de tip ERP (Enterprise Resource Planning) de pe piata actuala de solutii software dispun de module dedicate gestionarii activitatilor si resurselor de service. Aceste module ERP Service permit organizatiilor sa planifice activitatile si sa aloce resursele potrivite, sa urmareasca cu maxima precizie resursele si fluxurile de lucru si, nu in ultimul rand, sa imbunatateasca relatiile cu clientii.
Cu ajutorul unui soft ERP are loc corelarea proceselor de alocare si gestionare a tichetelor de service cu cele de planificare, monitorizare si verificare taskuri de service pe teren, oferind companiilor vizibilitatea si controlul de care au nevoie pentru a creste calitatea serviciilor.
Sistem ERP - Instrument util pentru management service
Majoritatea modulelor de service din solutiile moderne de tip ERP prezinta o serie de caracteristici esentiale pentru managementul optim al activitatilor de service din teren. Urmatoarele functionalitati simplifica intregul proces, incepand de la preluarea cererilor de service de la client si pana la facturarea lucrarilor.
Managementul incidentelor
Un soft de tip ERP, prin modulul de management service, gestioneaza eficient solicitarile de service de la clienti. Acestea fie pot fi solutionate de catre operatorul ce a preluat incidentul sau, in cazul in care este necesara interventia la locatia clientului, este creat un alt flux, urmand a fi alocat taskul echipelor din teren. Cererile de service pot fi adaugate fie manual in ERP de catre operatori, fie sunt create automat cand clientul trimite un e-mail sau adauga un tichet in portalul self-service.
Managementul contractelor si garantiilor
Un sistem ERP pentru service in teren este capabil sa gestioneze contracte recurente de service si sa genereze automat comenzi de service pe baza contractelor. Totodata, softul face posibila stabilirea ofertelor de garantie pentru clienti, specificand ce piese sunt in garantie. Contractele multidimensionale permit urmarirea garantiilor incepand de la vanzari si pana la reparatiile din teren, specificand ce este acoperit si ce nu. In acest mod se pastreaza acuratetea facturarii si se asigura un grad crescut de satisfactie in randul clientilor.
Gestionarea echipamentelor
Planificarea activitatilor de mentenanta preventiva la echipamente, gestionarea si inventarierea componentelor si pieselor de schimb, definirea garantiilor, gestionarea contractelor preventive de mentenanta - sunt cateva dintre activitatile acoperite cu un ERP. Companiile pot tine o evidenta clara in sistem a numerelor de serie si a furnizorilor, urmarind indeaproape informatiile cu privire la vanzari si instalari pentru fiecare componenta in parte. Istoricul detaliat al echipamentelor companiei sau de la client se regaseste in ERP, iar aceste date pot fi accesate oricand de catre tehnicienii din teren.
Prin managementul eficient al echipamentelor, clientii beneficiaza de activitati de mentenanta preventiva de calitate, furnizate intr-un timp mai scurt si o informare clara asupra a ceea ce implica o astfel de activitate.
Fise de pontaj
Sistemele ERP includ instrumente menite sa monitorizeze timpii dedicati de angajati pe proiecte sau activitati de service si permit gestionarea platilor salariale tinand cont de astfel de criterii. Printr-un singur click, din orice browser web sau de pe mobil, responsabilul de proiecte poate inregistra timpul de lucru al echipei in sistemul ERP. Angajatii care desfasoara activitati de service in teren pot introduce in sistem ora si minutul cand incepe un anume task si, de asemenea, cand acesta este inchis. Calculul cu privire la timpii de lucru se realizeaza automat si centralizat in fise de pontaj.
Aplicatie mobila ERP
Prin aplicatia mobila are loc comunicarea usoara cu angajatii de pe teren si alocarea rapida a taskurilor. In plus, un sistem ERP permite urmarirea gradului de indeplinire a taskurilor si ofera acces la informatii detaliate despre clienti.
De asemenea, angajatii pot inregistra din teren chelutielile, pot colecta semnaturi folosind dispozitivul mobil si pot contoriza timpii de deplasare si intreruperile de activitate. Totate acestea permit o mai buna organizare, viteza de operare si calitate crescuta in activitatile de service care, in final, contribuie la multumirea clientilor.
Portal self-service
Unele sisteme ERP dispun de portal self-service unde clientii pot introduce incidente noi si pot accesa informatiile despre cont, contracte, facturi sau plati. Incidentele create de catre clienti in portalul de self-service sunt preluate automat de sistemul ERP. Astfel, preluarea si solutionarea incidentelor se realizeaza intr-un timp mai scurt, iar clientii se bucura de acces usor si o vizibilitate crescuta asupra informatiilor despre contractele de service sau asupra altor date relevante.
Fluxuri de lucru predefinite
Sistemele ERP sunt prevazute cu o serie de fluxuri de lucru predefinite, existand totodata si posibilitatea de configurare sau customizare a acestora in functie de anumite caracteristici si necesitati. Aceste fluxuri sunt expuse sub forma unor diagrame care afiseaza in mod intuitiv etapele unui flux de lucru si activitatile care trebuie realizate in fiecare etapa.
Spre exemplu, un flux de service standard poate include activitati precum: inregistrare comanda client, generare tichet si setare intalnire, alocare task si resurse necesare, executare comanda, inchidere comanda, transmitere informatii catre financiar & contabilitate, facturare catre client.
Fluxuri de aprobare
Intr-un sistem ERP se pot seta o serie de restrictii, precum imposibilitatea inceperii unei intalniri fara validarea dispeceratului. Companiile beneficiaza in acest mod de control crescut asupra fluxurilor de lucru, sistemul oferindu-le totodata posibilitatea de a monitoriza atent fiecare etapa presupusa de activitatile de service.
Totodata, fluxurile de lucru pot include notificari catre angajati sau catre managerii de proiect care trebuie sa intervina cu privire la timpii dedicati anumitor activitati. Acestia pot edita, aproba sau respinge timpii de lucru din browser sau de pe aplicatia mobila, angajatii fiind la randul lor notificati cand timpii pe activitati sunt respinsi sau aprobati.
Calendar de service integrat
Sistemele sunt prevazute cu o sectiune de calendar, pentru crearea de intalniri si taskuri sau pentru alocarea resurselor necesare indeplinirii taskurilor. In cadrul calendarului pot fi urmarite activitatile planificate pe fiecare zi / saptamana / luna si pot fi utilizate diferite filtre.
Planificarea vizitelor in teren
In aceasta zona a unui sistem ERP se pot actualiza informatiile cu privire la vizitele din teren ale fiecarui tehnician in parte. Personalul din teren poate deschide sau inchide o vizita in teren, oferind informatii cu privire la activitatile realizate.
Planificarea si alocarea resurselor
Softurile ERP permit programarea angajatilor din teren in functie de volumul de lucru, locatie, cunostinte si specializare. De asemenea, cu ajutorul acestor aplicatii se asigura faptul ca tehnicienilor li se aloca echipamentele corespunzatoare si stocul necesar pentru a putea duce la indeplinire comanda de service venita de la client.
Facturare flexibila, automata
In ERP, generarea facturilor se poate realiza pe baza estimarilor de cost sau a costurilor reale. Facturile pot fi grupate dupa comenzile de service, in functie de intervalul de timp in care au fost generate sau pe baza comenzii de achizitie de la client. Cu ajutorul unui soft ERP, compania poate defini diferite reguli de facturare automata, in functie de tipul de client sau de tipurile de comenzi de service.
Stabilirea si urmarirea traseelor
Traseul estimat, precum si statisticile cu privire la traseu pot fi vizualizate in sistemul ERP. Totodata, o aplicatie de acest gen poate permite vizualizarea istoricului traseului si poate prelua date GPS in timp real pentru a tine evidenta tuturor resurselor din teren.
ERP cu modul pentru management service
Odata cu dezvoltarea fabricilor, producatorii au nevoie de un sistem ERP mai robust, cu un bun raport calitate-pret, asa cu este SeniorXRP:
Un sistem software de incredere care dispune de un modul modern de ERP Service este SeniorXRP. Acesta genereaza automat comenzi de lucru si ofera vizibilitate completa asupra activitatilor, prin integrarea operatiunilor de service de pe teren cu zona de back office. Activitatea tehnicienilor din teren este imbunatatita instant datorita faptului ca aplicatia poate fi accesata usor de pe mobil.
Sistemul permite eficientizarea serviciilor de service, minimizarea timpului de raspuns si reducerea costurilor, modulul din SeniorXRP fiind integrat cu zonele de CRM, vanzari, stocuri, achizitii, contabilitate si raportare financiara.