Ce este ERP Service, cum functioneaza, ce beneficii aduce si ce tipuri de mentenanta acopera, sunt cateva aspecte abordate in acest articol. In plus, materialul include si un exemplu de ERP Service dedicat companiilor din Romania ce desfasoara operatiuni de service si mentenanta si care sunt interesate sa isi optimizeze activitatea din teren si nu numai.
Ce este un sistem ERP pentru service si mentenanta?
ERP (Enterprise Resource Planning) este un sistem software pentru managementul resurselor din companii, care integreaza si gestioneaza diferite aspecte ale unui business, cum ar fi finantele, stocurile, productia si multe altele.
Definitie ERP Service
ERP Service este o componenta a sistemului ERP care se concentreaza exclusiv pe gestionarea activitatilor de service. Cu alte cuvinte, ERP Service este o versiune specializata a sistemului ERP general, adaptata pentru a satisface nevoile specifice ale companiilor cu activitate de service de teren. Acesta include planificarea si programarea resurselor, monitorizarea si optimizarea timpului si costurilor asociate, gestionarea echipamentelor si a stocurilor necesare pentru prestarea serviciilor. Solutia le permite companiilor sa imbunatateasca calitatea serviciilor oferite si sa creasca operativitatea, automatizand procesele de lucru din organizatie.
Care sunt beneficiile unui sistem ERP cu modul Service?
Un soft service de tip ERP este proiectat pentru a ajuta companiile sa gestioneze informatiile, resursele si activitatile din zona de service, ajutand companiile sa obtina o serie de beneficii notabile, precum:
- Alocarea eficienta a activitatilor: Implica inregistrarea rapida a nevoilor de service si accesarea datelor cu privire la clienti, istoricul produselor sau resurse. Acest proces permite scurtarea timpului dintre primirea solicitarii si alocarea taskului, si ofera posibilitatea de a avea control asupra activitatilor de service de oriunde si oricand.
- Reducerea costurilor pe termen lung: Desi serviciile de mentenanta implica anumite costuri initiale, acestea pot duce la economii semnificative pe termen lung prin prevenirea avariei echipamentelor si prin evitarea costurilor ridicate de reparatie sau inlocuire.
- Urmarirea si gestionarea optima a resurselor: Companiile pot urmari si monitoriza angajamentele de resurse si pot aloca cele mai bune resurse disponibile pentru fiecare task. Sistemul include si generarea automata a ordinelor de lucru si vizualizarea costurilor reale pentru fiecare activitate din teren.
- Cresterea eficientei: Prin efectuarea unor inspectii si ajustari periodice, se poate asigura functionarea optima a echipamentelor, ceea ce poate duce la o eficienta crescuta a acestora. Acest lucru poate reduce costurile operationale si poate imbunatati performanta generala.
- Conformitate cu reglementarile: In anumite industrii, mentenanta regulata este obligatorie pentru a respecta anumite reglementari si standarde. Prin urmare, serviciile de mentenanta pot asigura conformitatea cu aceste cerinte legale.
Functionalitati sistem ERP service
Un soft service include programarea resurselor, urmarirea si eficientizarea timpului si costurilor asociate, administrarea echipamentelor si a stocurilor necesare pentru prestarea serviciilor si nu numai. Componentele unui astfel de software pot varia in functie de caracteristicile specifice ale fiecarui business, dar in general, un astfel de sistem ar putea include urmatoarele functionalitati:
Programare intalniri
Pot fi create programari zilnice sau saptamanale, automat sau folosind instrumentele drag & drop in ecranul de interventii, prin utilizarea culorilor pentru a identifica statusul fiecarei comenzi de service.
Planificare resurse
Planificarea oamenilor potriviti, la momentul potrivit si cu abilitatile adecvate, este o activitate gestionata cu usurinta de un soft ERP Service, receptionand in cel mai scurt timp nevoile de service, datele despre clienti si resursele necesare.
Planificare stocuri
Cu ERP Service se pot controla si urmari cu usurinta locatiile si costurile, iar din moment ce stocurile si achizitiile sunt integrate, din necesarul de materiale se pot genera automat comenzi de reaprovizionare. Acestea pot fi setate sa ajunga la o anumita locatie, iar atunci cand piesele sosesc, dispecerul este alertat sa planifice interventiile de instalare.
Urmarire trasee
Informatiile grafice despre locatie, timpul de condus si nu numai, sunt disponibile in timp real de oriunde. Modificarile rutei sunt retrasate imediat si disponibile pe dispozitivul mobil al utilizatorului.
Planificare rute
Ofera un instrument puternic de optimizare a rutelor referitoare la intalnirile stabilite cu clientii, existand posibilitatea de filtrare a acestora in functie de diferite criterii. Rutele sunt reprezentate grafic in Google Maps pentru fiecare angajat, impreuna cu listele de resurse necesare (echipamente sau masini).
Aplicatie mobila
Permite angajatilor sa fie conectati si sa acceseze informatii despre activitatea de service, date despre clienti si istoricul acestora de oriunde si oricand, folosind orice dispozitiv cu browser sau aplicatie mobila instalata, inclusiv laptopuri sau telefoane mobile.
Portal Self-Service
Portalul le permite clientilor sa acceseze informatiile de care au nevoie, inclusiv facturi, oferte, extrase si alte documente, precum si actualizari privind service-ul, permitandu-le sa-si creeze tichete de service si sa urmareasca istoricul lor.
Mentenanta echipamente
Sistemul gestioneaza inregistrarile referitoare la echipamente pe parcursul tuturor etapelor, de la ofertare, comanda, livrare, instalare si apoi la activitatile de service in teren. Sunt stocate inclusiv informatiile despre producator, model, configuratie si pot fi planificate comenzi de mentenanta preventiva.
Management garantii
Contractele multidimensionale (perioade diferite de garantie pentru diverse componente ale sistemului) permit urmarirea garantiilor, de la vanzare pana la reparatia din teren, specificand ce este acoperit si ce nu.
Integrare cu functionalitatile de vanzari (CRM)
De la marketing, la ofertare si instalare si apoi la serviciile de pe teren, informatiile despre clienti sunt stocate in acelasi loc si sunt vizibile pentru intreaga companie.
Facturare flexibila
Aceasta functionalitate ofera posibilitatea de a incepe facturarea contractului la debutul perioadei cu tarif fix, in functie de timp si materiale.
Management contracte de service
Pot fi create si gestionate mai multe planificari de service pentru fiecare client in parte. Mai mult, intalnirile pot fi ajustate in permanenta prin folosirea calendarului de planificari de service pentru personal si resurse.
Tipuri de mentenanta acoperite de ERP pentru Service
Un soft ERP Service este capabil sa acopere cu succes urmatoarele tipuri de mentenanta:
Mentenanta preventiva
Acest tip de mentenanta a utilajelor implica o serie de activitati planificate, cum ar fi inspectii, teste si inlocuiri sistematice ale componentelor/pieselor, pentru a asigura functionarea optima si pentru a preveni defectiunile neasteptate. Astfel, pentru fiecare utilaj/echipament este posibila stabilirea unui plan specific, iar programarile se pot face in functie de cantitatea produsa, anumite date specifice, timpul de executie al masinii sau alte criterii (configurabil).
Mentenanta corectiva
Mentenanta corectiva intervine atunci cand au loc defectiuni, si implica activitati de depistare, localizare si remediere operativa a problemei, pentru a minimiza timpul de nefunctionalitate si costurile asociate cu reparatiile. Asadar, actiunea in sine este dependenta de aparitia unor defectiuni.
Mentenanta autonoma
Mentenanta autonoma are ca scop cresterea disponibilitatii echipamentelor prin implicarea directa a operatorilor in activitatile de intretinere. Acest tip de mentenanta a utilajelor industriale vizeaza operatiuni simple de intretinere, precum inspectii vizuale sau senzoriale, realizate in mod independent. Operatorii sunt responsabili pentru curatare si inspectie, verificarea preciziei, precum si alte activitati de intretinere de baza a echipamentului.
Modulul ERP Service din sistemul SeniorXRP
Solutia ERP de la Senior Software - SeniorXRP - este o solutie fiabila, ce dispune de un modul modern de ERP Service. Acest modul automatizeaza generarea comenzilor de lucru si ofera vizibilitate completa asupra activitatilor, prin integrarea operatiunilor de service de pe teren cu zona de back office.
In urma utilizarii sistemului, echipa de service beneficiaza de vizibilitate asupra tuturor informatiilor relevante, iar tehnicienii din teren pot accesa aplicatia usor de pe dispozitivele mobile, avand la indemana toate datele relevante. Activitatea este eficientizata prin reducerea timpului de raspuns, iar costurile sunt minimizate datorita integrarii cu zonele de CRM, vanzari, stocuri, achizitii, contabilitate si raportare financiara.
Mai mult, cu ajutorului modulului ERP Service, companiile isi pot imbunatati procesul decizional prin accesul la rapoarte si dashboarduri detaliate si usor de interpretat, obtinand astfel perspective clare asupra nevoilor viitoare.
