Orice companie, indiferent de domeniul in care activeaza sau de dimensiunea afacerii, are nevoie de un sistem software ERP pentru a-si gestiona in mod eficient resursele, a monitoriza cheltuielile si veniturile, a urmari activitatea angajatilor si, in general, toate operatiunile organizatiei.
Una dintre cele mai frecvente intrebari legate de sistemul ERP este “Cat costa un ERP?”. Majoritatea managerilor cauta sa isi faca o idee cat mai clara asupra costului unui sistem ERP inainte de a lua aceasta decizie, dar este important sa cunoasca faptul ca acest raspuns nu este unul care se poate da pe loc, deoarece costul unui ERP variaza in functie de mai multi factori.
Cat costa ERP?
La ce sa te astepti cand primesti raspunsul la aceasta intrebare inainte de o analiza amanuntita
O estimare cat mai exacta a costului implementarii unui sistem ERP se poate obtine dupa o analiza atenta a proceselor si particularitatilor companiei, precum si in urma discutiilor cu privire la nevoile si cerintele pe care le are clientul.
Asa cum fiecare companie se diferentiaza pe piata prin dimensiune, complexitate, industria din care face parte, prin particularitatile de business, fluxuri de lucru specifice si nu numai, la fel si sistemul ERP de care afacerea are nevoie nu poate fi unul standardizat. Acesta trebuie sa includa anumite functionalitati si module, personalizari si adaptari in functie de fluxurile desfasurate si nevoile din companie si, prin urmare, si de timpi de implementare diferiti. De unde denota si imposibilitatea de a oferi un pret “pe loc” atunci cand se adreseaza din start intrebarea: “Cat costa un ERP?”.
Pret ERP
Un pret obtinut fara parcurgerea acestor etape ar putea sa insemne ca furnizorul de software a realizat un proces de ofertare superficial. In astfel de cazuri, de regula, nu sunt acoperite toate nevoile reale ale clientului, nu se ia in considerare integrarea proceselor de business si dezvoltarea afacerii, timpii de implementare si nu numai, iar, de cele mai multe ori, aceasta situatie atrage dupa sine costuri ascunse. Asadar, alegerea unui ERP dupa un proces de ofertare superficial, in care costul a fost comunicat inainte de realizarea unei analize, va implica investitii suplimentare, dar si riscul ca softul sa nu poata acoperi toate nevoile companiei, determinand in final nevoia de schimbare a sistemului. Iata de ce raspunsul la intrebarea “Cat costa implementarea unui sistem ERP?” se ofera dupa ce sunt luati in calcul o serie de factori, astfel incat costul sa fie cat mai aproape de realitate si oferta sa corespunda nevoilor specifice ale afacerii.
Care sunt factorii care influenteaza pretul unui sistem ERP?
Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) este o solutie software care gestioneaza integrat toate functiile unei companii, incepand cu zona financiar-contabila, pana la achizitii, vanzari, productie, resurse umane si altele. In functie de nevoile pe care le are, dar si de specificul activitatii, configuratia sistemului ERP este diferita de la o afacere la alta, iar in consecinta si pretul platit va fi diferit.
Preturi ERP software
Pentru a putea oferi informatii cat mai precise cu privire la costul sistemului ERP, majoritatea furnizorilor de software propun pentru inceput o discutie cu reprezentantii companiei, cunoscuta si sub numele de analiza preliminara. In urma acestei discutii, furnizorul de software ERP va putea sa ii prezinte clientului o oferta de pret, care va tine cont de urmatorii factori:
- Dimensiunea si complexitatea organizatiei: Costul unui ERP este adesea influentat de dimensiunea si complexitatea companiei. Cu cat o societate are mai multe departamente, un numar mare de utilizatori sau procese de lucru atipice, cu atat va avea nevoie de un sistem ERP mai complex si personalizat, care sa raspunda cerintelor sale specifice. Acest lucru implica mai multe ore de consultanta, implementare, testare, instruire si suport, ceea ce creste implicit si pretul final al sistemului ERP.
- Functionalitatile si modulele dorite: Un sistem ERP poate include diferite module care ofera functionalitati specifice pentru fiecare domeniu de activitate, cum ar fi gestiunea financiara, optimizarea lantului logistic, managementul relatiilor cu clientii si altele. Cu cat o companie are nevoie de mai mai multe functionalitati, cu atat este mai probabil sa fie necesara o solutie ERP mai robusta si mai complexa, ceea ce ar putea duce la un pret mai mare.
- Gradul de personalizare a solutiei: Atunci cand fluxurile de lucru sunt atipice, incercarea de a adapta un sistem ERP la specificul organizatiei se poate dovedi adesea costisitoare. Mai mult, daca organizatia respectiva are si diverse integrari cu alte solutii, atunci situatia devine si mai complicata. De aceea, in astfel de cazuri este esentiala alegerea unui sistem ERP flexibil, care permite automatizarea multiplelor operatiuni si modelarea facila a fluxurilor de lucru in functie de nevoile businessului. Astfel, compania va putea adapta cu usurinta sistemul la fluxurile de lucru proprii si va putea sa faca rapid modificari atunci cand este necesar.
- Modalitatea de instalare aleasa: Metoda de instalare aleasa pentru un sistem ERP poate avea un impact semnificativ asupra modului in care o afacere isi gestioneaza operatiunile. Exista doua variante pentru implementarea unui sistem ERP: on premises si in cloud. Sistemul ERP on premises presupune instalarea fizica a hardware-ului si software-ului pe infrastructura companiei, necesitand achizitionarea, intretinerea serverelor si angajarea unui personal dedicat pentru administrare. In schimb, un sistem ERP in cloud gazduieste aplicatia si datele pe serverele unui furnizor de servicii cloud, permitand accesul prin internet si asumand o plata lunara in functie de necesitatile si optiunile alese.
- Implementare si servicii asociate: Procesul de implementare al unui sistem ERP incepe cu o analiza detaliata a nevoilor si cerintelor specifice ale companiei care intentioneaza sa achizitioneze un soft pentru managementul resurselor. Dupa ce se stabilesc cerintele, se trece la configurarea si personalizarea solutiei ERP pentru a se potrivi cu nevoile unice ale organizatiei. Aceasta etapa necesita experti in tehnologie si consultanti ERP pentru a asigura ca toate functionalitatile cheie sunt adaptate corect. De asemenea, serviciile asociate cu un sistem ERP tind sa fie diverse si adaptate specific nevoilor clientilor, iar acestea pot include formare si instruire pentru angajati, asistenta post-implementare, actualizari si intretinere regulata a sistemului, precum si asistenta pentru rezolvarea problemelor si imbunatatirea continua a functionalitatilor.
- Suportul tehnic si actualizarile: Dupa implementare, sistemul ERP necesita suport tehnic constant pentru a fi asigurata functionarea optima si securitatea datelor. De asemenea, un soft ERP trebuie actualizat periodic pentru a beneficia de ultimele imbunatatiri si functionalitati. Aceste servicii pot fi incluse in pretul initial al sistemului ERP sau pot fi platite separat, in functie de contractul pe care compania il are cu furnizorul.
Pret ERP - din ce este format costul unui sistem ERP?
Pretul unui ERP este format din mai multe componente, iar acesta poate varia in functie de nevoile specifice ale organizatiei. Principalele elemente ce determina pretul implementarii sistemului ERP sunt:
Costurile de licentiere
Costurile de licentiere pentru un sistem ERP pot varia in functie de mai multi factori, inclusiv furnizorul de software, dimensiunea si complexitatea companiei, numarul de utilizatori, modulele sau caracteristicile selectate, durata contractului etc. In general, exista doua tipuri principale de modele de licentiere pentru ERP: costuri de achizitie sau costuri in regim SaaS (Software as a Service). In cazul cumpararii licentelor, pretul acestora este insotit de obicei si de o taxa a dreptului de upgrade la noile versiuni, care se actualizeaza periodic, iar in cazul inchirierii licentelor, pretul pentru dreptul de upgrade este deja inclus in plata lunara.
Costurile cu hardware
Pentru a implementa cu succes o solutie ERP, este necesara asigurarea unei infrastructuri hardware corespunzatoare, care sa sustina performanta si functionalitatea sistemului. Hardware-ul este format din componentele fizice ale sistemului, cum ar fi servere, echipamente necesare pentru o buna functionare a softului si altele. Acesta trebuie sa fie compatibil cu cerintele software-ului ERP, sa imbunatateasca precizia, sa elimine redundanta, sa fie scalabil si flexibil, sa aiba o capacitate de stocare si procesare suficienta si sa fie usor de administrat si intretinut.
Costurile pentru serviciile de implementare
Serviciile de implementare pentru un sistem ERP implica o serie de etape, cum ar fi analiza cerintelor, proiectarea softului, instalarea si configurarea sistemului, testarea si validarea, instruirea utilizatorilor si suportul post-implementare. Prin aceste servicii, organizatiile pot beneficia de un ERP personalizat, eficient si sigur, care le va spori competitivitatea si performanta pe piata.
Costurile cu serviciile de suport si intretinere
Odata ce solutia ERP este in functiune, este important sa existe un suport tehnic si intretinere pentru a asigura functionarea sa corespunzatoare si pentru a remedia orice probleme care pot aparea. De aceea, serviciile de suport si intretinere ale sistemului ERP sunt esentiale pentru functionarea optima a acestuia. Acestea pot include: asistenta tehnica, actualizarile de software, rezolvarea problemelor tehnice, instruirea utilizatorilor, implementarea de noi functionalitati, monitorizarea performantei si securitatii sistemului si restaurarea datelor. Prin contractarea unor servicii de suport si intretinere de calitate, afacerea poate beneficia de un sistem ERP stabil, eficient si personalizat.
TCO - Total Cost of Ownership
Total Cost of Ownership (TCO) este o metoda de evaluare a costurilor totale asociate cu achizitia si utilizarea unui sistem ERP, de la punerea in folosinta si pana la incetarea utilizarii acestuia.
TCO include nu doar pretul initial de licentiere si implementare, ci si costurile de operare, mentenanta, actualizare si suport pe toata durata de viata a sistemului.
Asadar, calcularea TCO este importanta pentru a obtine o imagine mai precisa a costurilor implicate si a lua decizii informate privind achizitia, implementarea si intretinerea sistemului software ERP.
Care sunt factorii ce inflenteaza TCO?
TCO (Total Cost of Ownership) reprezinta suma tuturor costurilor asociate implementarii, utilizarii, intretinerii si actualizarii sistemului ERP pe parcursul ciclului de viata al acestuia. Iata cateva aspecte care pot influenta TCO pentru un sistem ERP:
- Achizitionarea si implementarea - pretul initial pentru licente, hardware, consultanti, personalizari si integrarea cu alte sisteme poate fi semnificativ si poate influenta TCO. Aceste cheltuieli pot varia in functie de furnizor, de tipul de implementare, de dimensiunea si complexitatea organizatiei etc.
- Personalizari si configurari - de cele mai multe ori, companiile au nevoie de personalizari sau configurari suplimentare pentru a adapta sistemul ERP nevoilor lor specifice. Daca solutia ERP necesita personalizari extinse pentru a se potrivi cu cerintele unice ale afacerii, acest lucru poate adauga costuri suplimentare in timpul implementarii si actualizarilor ulterioare.
- Formare si instruire - unul dintre factorii care influenteaza Total Cost of Ownership al unui sistem ERP este costul pentru formarea si intruirea angajatilor din cadrul companiei. Pretul unui training poate varia in functie de complexitatea sistemului, de numarul si nivelul de competenta al utilizatorilor, de metoda si durata de instruire etc. In unele cazuri, tariful poate fi redus prin alegerea unui sistem ERP usor de utilizat si adaptat nevoilor organizatiei, prin planificarea eficienta a sesiunilor de training, prin utilizarea resurselor online sau a celor interne pentru instruirea personalului si prin evaluarea periodica a rezultatelor. Asadar, investitia intr-un training eficient asigura pregatirea necesara a angajatilor pentru a beneficia la maxim de potentialul sistemului ERP.
- Actualizari si upgrade-uri - pe masura ce tehnologia avanseaza, pot fi necesare actualizari si upgrade-uri pentru a mentine sistemul ERP in conformitate cu noile standarde si cerinte. Acest lucru poate duce la costuri suplimentare pentru mentenanta si suport specializat. Astfel, pentru a optimiza Total Cost of Ownership asociat sistemului ERP, este esential sa se adopte o strategie bine planificata de actualizare si upgrade. Investitia in versiuni mai recente ale ERP-ului poate preveni problemele tehnice si va asigura conformitatea cu standardele legale. Asadar, prin actualizarea constanta a sistemului, compania poate beneficia de cele mai noi functionalitati, se poate adapta rapid la schimbari si poate asigura un mediu IT mai sigur si mai performant, contribuind astfel la cresterea competitivitatii si a succesului pe termen lung al afacerii.
Cum reduci TCO?
Reducerea TCO (Total Cost of Ownership) in momentul achizitionarii unei solutii ERP presupune o planificare si o analiza atenta a costurilor implicate pe intregul ciclu de viata al sistemului. Asadar, exista mai multe strategii care pot contribui la scaderea TCO pentru un sistem ERP, cum ar fi:
Selectarea unui sistem software ERP potrivit
De multe ori, companiile achizitioneaza pachete complete de ERP care contin functii pe care nu le utilizeaza in mod regulat. Asadar, inainte de a alege un sistem ERP, este foarte importanta efectuarea unei analize amanuntite a furnizorilor si a functionalitatilor pe care solutiile ERP din portofoliul acestora le ofera. In lipsa unui sistem ERP potrivit, organizatiile ajung sa personalizeze excesiv sistemul actual, iar de multe ori aceste dezvoltari se pot dovedi extrem de costisitoare. De aceea, o evaluare atenta a nevoilor companiei va reduce riscul de a schimba ulterior software-ul si, astfel, va minimiza costurile asociate.
Implementarea unei solutii ERP software disponibile in cloud
Avand in vedere ca aspectele ce tin de intretinere soft, securitate, update-uri si actualizari revin in sarcina furnizorului, utilizatorilor nu le ramane decat sa se logheze in sistemul de management al resurselor si sa foloseasca datele si functionalitatile puse la dispozitie de acesta. Astfel, compania utilizatoare nu trebuie sa achizitioneze echipamente hardware / server, eliminand aceste costuri, dar si altele cu privire la instalare, actualizare, siguranta datelor, personal specializat etc.
Actualizarea constanta a sistemului software ERP
Actualizarea periodica a sistemului este un aspect important atunci cand o societate implementeaza un ERP. Furnizorii de software ofera in mod constant actualizari, suportul necesar si imbunatatiri ale sistemelor de tip ERP. Prin urmare, este indicat ca orice organizatie care implementeaza un sistem sofware ERP sa fie la zi cu versiunea curenta, astfel incat sa evite taxele suplimentare asociate cu sustinerea versiunilor mai vechi si cu riscul de a nu mai primi suportul tehnic necesar.
Sfaturi pentru cei care aleg sa implementeze un sistem ERP
Implementarea unui sistem ERP nu este o sarcina usoara si necesita o planificare atenta, o alegere potrivita a furnizorului si o gestionare eficienta a schimbarii. Iata cateva sfaturi pentru cei care aleg sa implementeze un sistem ERP:
- Alege un sistem ERP care se potriveste nevoilor si obiectivelor afacerii tale, astfel incat sa eviti cheltuieli suplimentare cu personalizari, integrari sau modificari ulterioare
- Asigura-te ca ai o echipa de proiect dedicata si calificata, care sa gestioneze implementarea sistemului ERP in mod eficient si sa minimizeze riscurile de intarzieri, erori sau probleme tehnice
- Investeste in training si sesiuni de dezvoltare pentru utilizatorii solutiei ERP, astfel incat sa cresti nivelul de satisfactie si productivitate. De asemenea, ofera-le suport continuu si acces la resurse de invatare online sau offline
- Monitorizeaza performanta si beneficiile sistemului ERP, folosind indicatori de masurare relevanti si rapoartele detaliate pe care le poti realiza cu ajutorul solutiei. Astfel, poti identifica si remedia eventualele probleme sau neajunsuri ale softului, precum si oportunitatile de imbunatatire sau optimizare
- Planifica si executa actualizari periodice ale sistemului software ERP, pentru a beneficia de ultimele functionalitati, securitate si compatibilitate.