Ai nevoie de un sistem ERP si cauti o solutie potrivita pentru compania ta, insa nu stii de unde sa incepi. Multitudinea de oferte disponibile pe piata pot crea dificultati si confuzii in identificarea ERP-ului potrivit pentru gestionarea afacerii tale. Acest lucru se poate intampla mai ales cand nu ai o baza clara de la care sa pornesti, respectiv o serie de repere bine stabilite care sa te ghideze catre un soft adaptat nevoilor tale de business.
Top 12 criterii de care sa tii cont cand alegi un sistem ERP
In contextul in care asteptarile clientilor se schimba din ce in ce mai des, companiile apeleaza la solutii tehnologice pentru a ramane competitive si a creste performanta la noile standarde cerute pe piata.
De multe ori, cand facem o alegere, omitem sa luam in considerare anumiti factori si constatam importanta lor mult mai tarziu, cand revenirea la procesul de selectie poate fi extrem de costisitoare. Cand vine vorba de alegerea unui ERP, astfel de situatii pot fi evitate respectand cativa pasi elementari rezultati din experienta altor companii care au trecut prin acelasi proces.
Pentru a identifica cele mai importante criterii pe care trebuie sa le ai in vedere, am valorificat interactiunile specialistilor nostri cu numeroase companii aflate in cautarea unui ERP si am centralizat informatiile cheie pentru ca tu sa simplifici procesul de selectie si sa atingi punctele cele mai importante.
1. Asteptarile companiei
Identifica toate provocarile la care vrei sa iti raspunda un soft ERP, atat cele curente, cat si viitoare pe cat posibil! Daca stii cu ce te confrunti, stii si ce ar trebui sa faca solutia ERP ideala pentru tine. Tu cunosti cel mai bine de ce are nevoie afacerea ta, ce dificultati intampina si ce obiective urmareste. Setul de criterii ar trebui sa inceapa cu principalele provocari pe care tu si echipa ta le inregistrati in companie si la care ERP-ul ales ar trebui sa iti raspunda cu usurinta.
Mai jos sunt doar cateva dintre preocuparile enumerate de echipele manageriale inainte de implementarea unui ERP. Plecand de la o serie de caracteristici generale si avand in vedere ca fiecare business e diferit, poti completa sau modifica lista in functie de necesitati:
- Asimilarea rapida a modificarilor
- Obtinerea unei viziuni unitare asupra afacerii
- Nevoia de trasabilitate completa
- Gestionarea bugetelor
- Reducerea costurilor
- Acces rapid la informatii, chiar si de la distanta
- Facilitarea comunicarii
- Gestionarea unui volum mare de date, fara erori
- Automatizarea si integrarea de operatiuni multiple
2. Specificul afacerii – Industrie si Complexitate
Odata identificate provocarile, tine cont de tipul afacerii tale – industrie si dimensiune, dinamica si complexitate, ritmul de extindere si de evolutie dorit. Alege un ERP software care sa se plieze pe tipul tau de afacere si nu invers.
Sistemul ales ar trebui sa acopere acele operatiuni si departamente care te intereseaza si sa raspunda la cerintele industriei din care faci parte. Mai mult, cand alegi ERP-ul si modulele pe care sa le contina trebuie sa tii cont si de complexitatea si lungimea fluxurilor de lucru ale afacerii tale, precum si de modul in care acestea sunt interconectate.
Unele ERP-uri pornesc cu o serie de module ERP de baza la care poti adauga altele pe parcurs, dar este important ca aceasta extindere ulterioara sa se poata face rapid, fara sa necesite suport tehnic pentru fiecare conexiune si transfer de date.
3. Tipul de sistem software ERP si tehnologia folosita
Fie ca iti doresti un ERP romanesc sau un soft cu renume international, trebuie sa tii cont de o serie de aspecte:
- Adaptarea aplicatiei la mediul economic al tarii / tarilor in care iti desfasori activitatea
- Proximitatea furnizorului fata de locatia businessului tau
- Capacitatea softului ERP de a raspunde unei piete in continua schimbare
- Capacitatea de sustinere a dezvoltarii afacerii tale
Atunci cand cauti un soft pentru managementul afacerii, verifica daca o astfel de solutie incorporeaza cele mai noi tehnologii, daca se adapteaza contextului legislativ si daca ofera flexibilitatea de care e nevoie pentru a corespunde activitatilor din prezent si viitor.
Alege un ERP care permite upgrade-uri si care nu trebuie schimbat dupa cativa ani. Totodata, este recomandat sa alegi un furnizor cu o experienta vasta in implementare de solutii software de business. Acesta ar trebui sa fie preocupat de noutatile din domeniul tehnologic, de adaptarea constanta a sistemelor si sa poata oferi suport oricand ai nevoie.
4. Analiza si Ofertare pentru solutii ERP Romania
Atunci cand alegi un ERP, procesul de analiza si ofertare este extrem de important. O oferta realizata de un furnizor serios si cu experienta necesita timp pentru a acoperi toate cerintele companiei.
La ce trebuie sa fii atent?
Timpul pe care furnizorul il aloca realizarii bugetului
Daca acesta nu acorda atentia cuvenita oricarui detaliu si se grabeste sa iti dea un pret, ar trebui sa iti pui cateva semne de intrebare. S-ar putea sa primesti o oferta neadecvata, fara garantia ca vei beneficia de functionalitatile specifice de care are nevoie afacerea ta.
Gradul de personalizare al bugetului
Cum fiecare afacere este diferita, un sistem ERP adecvat trebuie sa se plieze pe necesitatile companiei, iar aici intervine etapa de analiza. Furnizorul de sistem trebuie sa analizeze si sa evalueze, pe langa nevoile companiei, atat timpul si resursa umana pe care trebuie sa o investeasca, cat si capabilitatile sistemului in raport cu asteptarile clientului si posibilitatile companiei.
Elementele care sunt cuprinse in costul ERP
Oferta ERP trebuie sa cuprinda toti pasii implicati in procesul de implementare, de la achizitia licentelor, pana la costurile cu instalarea, trainingurile sau eventualele dezvoltari necesare.
Modul in care sunt tratate actualizarile de sistem
Un ERP trebuie sa iti rezolve nu doar problemele stringente cu care te confrunti in prezent, ci si eventualele situatii cu care te-ai mai intalnit in trecut si pot reveni sau altele noi ce pot aparea pe parcurs. Un furnizor cu experienta stie ca trebuie sa tina cont si de multiplele scenarii si provocari care ar putea sa intervina in timp, de aceea procesul de analiza si ofertare nu trebuie grabit.
Daca ai deja un ERP si acesta nu corespunde nevoilor tale, nu astepta pana cand afacerea ta este afectata de problemele cauzate de acest soft, pentru ca mai apoi sa aloci prea putin timp furnizorului pentru etapele de analiza si ofertare. Risti sa ajungi din nou de unde ai plecat: la un ERP care nu se adapteaza businessului tau.
5. Raport calitate - pret ERP software
Analizeaza atent avantajele si dezavantajele! Implementarea unui soft performant este o masura strategica ce iti va aduce beneficii majore si va permite dezvoltarea afacerii pe termen lung, asa ca fii atent la bugetul alocat. Nu uita ca un soft performant te va ajuta sa recuperezi investitia destul de repede. Totusi, ce optiuni ai, daca interesul tau este sa reduci costurile?
- Alege un sistem care iti ofera aceeasi performanta, indiferent ca este implementat on premises, sau in cloud, pe baza de abonament. Astfel poti alege flexibilitatea licentierii SaaS.
- Cauta un sistem ERP modular, care poate fi implementat treptat. Astfel, in prima faza poti alege sa implementezi doar modulele de baza, urmand ca ulterior sa extinzi solutia.
- Alege de la inceput o solutie performanta, care poate creste odata cu afacerea ta. Un calcul simplu iti va arata ca sumele pe care le implica schimbarea completa a unei aplicatii ERP (care a avut o oferta de pret mai mica, dar care s-a dovedit a fi incompatibila sau cu numeroase limitari) sunt considerabil mai mari fata de costul pe care l-ar presupune investitia in noi module pentru un soft performant implementat de la bun inceput.
Un alt element de care sa tii cont: necesitatile si costurile de customizare - un proces de care ai nevoie pentru ca businessul tau are elemente care il diferentiaza, iar un ERP standardizat nu iti va aduce intotdeauna avantajul competitiv pe care il doresti. In timp ce partea de configurare (setarea unor parametri standard din sistem pentru a corespunde cat mai bine stilului de lucru al utilizatorului) este inclusa in oferta de implementare, acelasi lucru nu e valabil mereu si pentru customizare (dezvoltarea unor functionalitati noi pentru a acoperi o serie de particularitati ale modului de lucru, ce nu pot fi standardizate).
Discuta in detaliu atat despre orele alocate pentru implementare si suport, cat si despre ce costuri presupune mentenanta si etapa de customizare. Unele ERP-uri sunt extrem de usor de customizat, iar o parte din personalizari se pot realiza intern, fara suport din partea furnizorului de soft.
6. Flexibilitate
Asigura-te ca ERP-ul pe care il alegi este flexibil, din toate punctele de vedere:
Modalitatea de instalare: este important ca sistemul ERP sa poata fi implementat atat on premises, cat si in cloud, dar sa permita si trecerea rapida de la o varianta la alta.
Functionalitatile si capabilitatile de care dispune: pentru a raspunde provocarilor specifice industriei sau a unui mediu economic instabil, dar si pentru a acoperi particularitatile ce diferentiaza afacerea ta, softul ales trebuie sa fie flexibil, intuitiv si usor de customizat.
Adaptarea la domeniul de activitate: fie ca vorbim de distributie, productie, retail sau servicii, ai nevoie de procese flexibile de planificare si monitorizare a operatiunilor si resurselor din companie. Aceste calitati ale softului te vor ajuta in situatiile in care ai de facut modificari in activitatile de zi cu zi sau in ajustarea / inlocuirea rapida a directiilor / proiectelor, pentru a te adapta la conditiile din piata.
Mediul de dezvoltare: un alt factor extrem de important este ca ERP-ul pe care il alegi sa fie construit intr-un mediu de dezvoltare standard (Visual Studio) si intr-un limbaj de programare cu o cota de piata mare (C#). In acest mod, nu te mai confrunti cu problema identificarii de programatori capabili sa gestioneze un sistem de tip ERP ce implica medii sau limbaje de dezvoltare mai putin uzuale (ABAP).
7. Mobilitate
Un ERP mobil reprezinta o necesitate, avand in vedere ritmul tot mai alert in care se desfasoara orice operatiune in era digitala.
Cine nu este conectat la business oricand si de oriunde pierde informatii importante, rateaza oportunitati si poate scapa de sub control afacerea deoarece nu tine pasul cu dinamica pietei.
Cele doua aspecte definitorii pentru un ERP mobil sunt:
Sa fie web, usor de accesat din orice browser: astfel, vei avea acces la informatii cheie, oricand ai nevoie, indiferent ca esti la birou, in depozit, in zona de productie sau in deplasare.
Sa aiba o aplicatie mobila intuitiva: cu un ERP disponibil pe mobil, atat tu cat si echipa ta puteti interveni oricand, extrem de usor, in diverse operatiuni, atunci cand situatia o cere. Oamenii de pe teren pot accesa in timp real si in siguranta datele despre clienti, preturi, taskuri si stocuri, imbunatatindu-si activitatea si crescand productivitatea.
8. Integrare sistem ERP
Un soft de tip ERP integrat iti poate asigura simplificarea si automatizarea fluxurilor de lucru de la prima interactiune cu potentialul client si pana la livrarea produselor sau serviciilor, crescand totodata rata de conversie a cererilor in oportunitati castigate.
Integrarea trebuie sa aiba loc atat intre modulele aplicatiei, cat si cu sistemele existente in companie sau cu alte softuri pe care utilizatorul urmeaza sa le implementeze.
Astfel, chiar daca vorbim de sisteme diferite, de la mai multi furnizori, comunicarea si stabilirea de legaturi intre astfel de aplicatii este necesara pentru a obtine un avantaj competitiv. Ce beneficii aduce un sistem ERP integrat?
- Cresterea satisfactiei clientilor, prin livrarea de produse sau servicii de calitate, intr-un timp scurt si la costuri reduse
- Imbunatatirea comunicarii si colaborarii in cadrul companiei
- Simplificarea activitatii angajatilor
- Coordonarea eficienta a activitatilor
- Cresterea acuratetii informatiilor
Citeste si: CAD – Computer Aided Design: Ce inseamna CAD
9. Scalabilitate soft ERP
Cand alegi un ERP din Romania, asigura-te ca solutia este potrivita si pentru viitorul afacerii tale. Nu te limita la un soft care sa acopere doar volumul actual de activitate.
Scalabilitatea consta in capacitatea softului de a creste odata cu businessul tau. Fara scalabilitate, risti sa ajungi in punctul in care, desi ai o afacere cu crestere constanta, ERP-ul nu mai poate tine pasul cu dezvoltarile din companie din cauza limitarilor de sistem. Softul adecvat trebuie sa iti ofere nu doar o dezvoltare a aplicatiei odata cu evolutia businessului, ci si toate parghiile de care ai nevoie pentru a atinge mai repede obiectivele de extindere si crestere a companiei.
In plus, ia in calcul daca solutia aleasa a fost creata pentru a functiona in cloud (cloud ERP) si daca are o baza de date unica - toate procesele trebuie sa imparta aceleasi date si aceleasi informatii trebuie sa fie disponibile oricand si de oriunde.
10. Suport post implementare
Perioada de acomodare cu noul sistem ERP este esentiala pentru o tranzitie cat mai usoara spre un nou nivel de performanta. Mai mult, alinierea sistemului la diferite scenarii de business care se produc in timp si solutionarea eventualelor neconcordante ar trebui sa reprezinte o preocupare pentru orice furnizor serios de solutii software.
Indiferent de aplicatia si furnizorul ales, vei avea nevoie de suport in situatii legate de functionarea sistemului, extinderea unor customizari, upgrade-uri de soft si nu numai.
Inainte de a lua o decizie, afla detalii despre tipul de suport acordat, serviciile incluse, disponibilitatea si capacitatea furnizorului pentru acordarea de suport suplimentar.
11. Experienta furnizorului de ERP
Know-how-ul si experienta unui furnizor de soft conteaza la fel de mult ca softul in sine. Inainte de a alege solutia software de tip ERP, afla:
- Ce experienta are furnizorul de sisteme pe care il vizezi si cat este de stabil. Ai nevoie de un partener pe care sa te poti baza pe termen lung.
- Care sunt industriile in care acesta a implementat in trecut, pentru a te asigura ca aplicatia are integrate bune practici din sfera in care activeaza
- compania ta.
- Care este feedbackul companiilor ce au ales sa lucreze cu acest furnizor.
- Daca este preocupat de imbunatatirea si diversificarea portofoliului sau cu solutii de business conexe, care te-ar putea ajuta in activitea ta.
12. Echipa implicata si perioada ideala de implementare ERP
Implementarea unei aplicatii ERP presupune un parteneriat intre doua parti si trebuie sa existe implicare atat din partea furnizorului, cat si din partea utilizatorului de soft. Prin urmare, este necesar sa stii cum ar trebui sa te pregatesti si la ce sa te astepti.
Echipa implicata in proiect va trebui in primul rand sa fie dedicata procesului si sa fie formata din angajati capabili sa te asiste in procesul de implementare a unei solutii ERP:
- Un manager de proiect
- Echipa de implementare formata din reprezentanti din fiecare departament (ex.: Aprovizionare, Vanzari, Contabilitate, Proiectare si Design, Gestionare stocuri, Facturare, Marketing, Productie, Service etc.)
- Un consultant intern de ERP care va lua parte la toate etapele procesului de implementare si va cunoaste cel mai bine cum functioneaza sistemul pentru ca mai apoi sa-i instruiasca pe ceilalti angajati
De asemenea, cand vine vorba de schimbare, unii angajati sunt mai reticenti, preferand sa isi desfasoare activitatea in stilul in care s-au obisnuit, chiar daca acest lucru este in dezavantajul lor pe termen lung. Prin urmare, aloca-ti timp si pentru motivarea echipei, vorbeste-le despre avantajele pe care le vor obtine prin utilizarea unui sistem ERP performant. Ai nevoie de o echipa implicata care sa inteleaga importanta acestei schimbari.
Tine cont de toate aceste aspecte in etapa de selectie, iar alegerea sistemului de tip ERP potrivit pentru afacerea ta va deveni un proces mult mai simplu si mai eficient de gestionat.