Incepand cu 1 ianuarie 2024, toti contribuabilii care efectueaza tranzactii in relatia B2B (Business to Business), intre entitati impozabile inregistrate in Romania sunt obligati sa raporteze documentele electronice prin sistemul RO e-Factura. Dupa data de 1 iulie 2024, e-Factura va deveni unicul canal acceptat pentru transmiterea facturilor catre destinatari, orice alta forma a acestor documente urmand sa fie lipsita de efecte fiscale.
RO e-Factura B2B pentru toate tranzactiile intre operatorii economici din Romania
Ce este RO e-Factura?
Prin Legea nr. 227/2015 si Legea nr. 199/2023 privind Codul fiscal, ANAF a impus utilizarea sistemului RO e-Factura pentru toate facturile emise in Romania. Initial, aceasta cerinta se aplica doar in cazul tranzactiilor intre companii si institutii publice (B2G), precum si pentru bunurile cu un risc mare de evaziune fiscala. Ulterior, sistemul a fost extins pentru toate tranzactiile B2B intre operatorii economici din Romania.
Aceasta lege nu doar ca permite accesul la date financiare in timp real, dar contribuie si la cresterea transparentei fiscale si la diminuarea riscului de erori sau fraude financiare. Noile modificari legislative sunt aplicabile atat pentru operatorii economici romani, cat si pentru cei straini care desfasoara activitati economice in tara noastra.
Pentru a minimiza efortul, companiile au cautat sa optimizeze acest proces. Prin urmare, pentru a implementa cu succes sistemul e-Factura, este esentiala utilizarea unui soft performant, care poate gestiona eficient incarcarea si descarcarea facturilor primite de la furnizori, prin intermediul Sistemului National RO e-Factura. Conectarea unui sistem ERP cu software-ul ANAF, pentru transmiterea automata a documentelor financiare in format electronic, poate oferi nenumarate avantaje, cum ar fi: diminuarea considerabila a erorilor umane, eficientizarea procesului de facturare si imbunatatirea raportarii financiare.
Ce este e-Factura B2B?
e-Factura definitie
e-Factura B2B presupune generarea documentelor in format XML de catre furnizori, semnarea digitala a acestora si trimiterea lor electronica catre clientii B2B, prin intermediul unei platforme online autorizate de Agentia Nationala de Administrare Fiscala.
Beneficiarii vor avea posibilitatea de a vizualiza, descarca si arhiva facturile electronice primite, eliminand astfel necesitatea imprimarii sau pastrarii acestora pe hartie. In plus, prin implementarea sistemului e-Factura B2B, durata de transmitere a documentelor financiare este redusa, datele sunt validate in momentul transmiterii, iar emitentul primeste confirmarea de livrare automat, facand procesul eficient si precis.
Cum influenteaza e-Factura B2B activitatea unei companii?
Rolul e-Factura
Integrarea sistemului RO e-Factura B2B poate aduce un plus semnificativ afacerii, prin eficientizarea proceselor financiare. Eliminand utilizarea hartiei si a proceselor manuale, destinatarii eFactura pot reduce erorile umane si pot economisi timp in procesarea documentelor. Acest lucru duce la o gestionare mai agila a fluxului de numerar si la o reducere a costurilor administrative. In plus, e-Factura permite monitorizarea in timp real a tranzactiilor si asigura o transparenta sporita in relatiile comerciale.
Documentele trebuie sa fie organizate si indexate in mod optim pentru a facilita cautarea si recuperarea ulterioara a acestora. In acest sens, pot fi utilizate structuri de dosare logice si pot fi definite o serie de reguli clare de numire a documentelor.
Cui se adreseaza e-Factura B2B?
Programul de implementare a obligatiei generalizate de utilizare a e-Factura in relatia B2B indica faptul ca, incepand cu 1 ianuarie 2024, nu doar bunurile cu risc mare de evaziune fiscala trebuie sa fie raportate in sistemul national, ci toate tranzactiile Business-to-Business. Astfel, instrumentul e-Factura B2B este destinat companiilor care efectueaza activitati comerciale in Romania si emit facturi catre alte entitati juridice.
Istoric eFactura
- In martie 2020, Ministerul Finantelor si Agentia Nationala de Administrare Fiscala din Romania au lansat proiectul “e-Factura”, un sistem obligatoriu de facturare electronica. Acest proiect are ca scop cresterea eficientei colectarii impozitelor si taxelor, in special a TVA, si combaterea evaziunii fiscale.
- Ulterior, in octombrie 2021, ordonanta de Urgenta 120/2021 a detaliat implementarea sistemului e-Factura in Romania, introducand treptat obligatiile de raportare pentru diverse categorii de entitati.
- Incepand cu 1 aprilie 2022, companiile din domeniul turistic care accepta vouchere de vacanta au devenit obligate sa raporteze in sistemul RO e-Factura, conform OUG 131/2021.
- Pana la data de 1 iulie 2022, operatorii economici au avut optiunea de a alege utilizarea sistemului e-Factura. Dupa aceasta data, facturarea electronica a devenit obligatorie pentru toate contractele de achizitii publice si pentru tranzactiile B2B de produse cu risc fiscal ridicat.
- In conformitate cu decizia UE din iulie 2023, incepand cu 1 ianuarie 2024, emiterea facturilor prin sistemul eFactura a devenit obligatorie pentru toti agentii economici din Romania.
Care sunt etapele implementarii sistemului e-Factura B2B?
Prima etapa – perioada de tranzitie
In prima etapa a implementarii sistemului la nivel extins, intre 1 ianuarie si 30 iunie 2024, furnizorii romani sunt obligati sa raporteze in sistemul RO e-Factura toate facturile B2B emise pentru operatiunile taxabile in Romania. Aceasta regula se aplica si contribuabililor nerezidenti inregistrati in scopuri de TVA in Romania, precum si furnizorilor romani care emit documente pentru tranzactiile care implica entitati ale statului (B2G).
Astfel, in prima etapa de implementare, contribuabilii mentionati sunt obligati sa emita documentele financiare nu doar sub forma de factura traditionala pe hartie, ci si in format XML, si sa le incarce in sistemul RO e-Factura, prin intermediul Spatiului Privat Virtual (SPV).
Documentele legate de exporturile de bunuri efectuate de furnizor sau de alta persoana in numele acestuia, precum si cele pentru livrarile intracomunitare de bunuri cu plecare din Romania, sunt excluse de la aceste prevederi.
A doua etapa – eliminarea facturilor in vechiul format
Dupa 1 iulie 2024, facturile pe hartie sau in vechiul format electronic nu vor mai fi recunoscute din punct de vedere fiscal. Singurele documente care vor fi acceptate pentru exercitarea dreptului de deducere a TVA vor fi cele emise electronic, in format XML, si transmise beneficiarilor prin intermediul sistemului RO e-Factura.
Contribuabilii trebuie sa se pregateasca corespunzator pentru a indeplini aceste obligatii si a evita astfel posibilele sanctiuni. Incepand cu 1 iulie 2024, beneficiarii de facturi B2B care primesc si inregistreaza in contabilitate documente ce nu sunt emise electronic si nu sunt transmise prin sistemul RO e-Factura vor fi supusi unor amenzi egale cu valoarea TVA inscrisa pe factura.
Sanctiuni RO e-Factura B2B
Termenul limita pentru transmiterea facturilor in sistemul RO e-Factura este de cinci zile, calculate de la data emiterii facturii. Nerespectarea acestui termen este considerata o contraventie si se sanctioneaza cu amenda. Astfel, pentru entitatile juridice clasificate in categoria contribuabililor mari, aceasta variaza intre 5.000 si 10.000 de lei. Pentru contribuabilii mijlocii, sanctiunea este de la 2.500 la 5.000 de lei, iar pentru restul entitatilor juridice, inclusiv persoanele fizice, amenda variaza intre 1.000 si 2.500 de lei. Aceste categorii sunt definite conform legislatiei in vigoare.
In perioada 1 ianuarie - 31 martie 2024 nu se vor aplica sanctiuni, aceasta fiind considerata o perioada de tranzitie si de adaptare la noul sistem.
RO e-Factura integrat cu SeniorXRP
Sistemul SeniorXRP de la Senior Software este o solutie de tip ERP de pe piata de solutii software din Romania care simplifica procesul de facturare electronica. Acesta este configurat cu o serie de functionalitati care au ca scop sa vina in ajutorul companiilor vizate de RO e-Factura si sa se asigure ca toti utilizatorii se pot incadra in prevederile legale.
Cu ajutorul platformei SeniorXRP, transmiterea documentelor in sistemul RO e-Factura se realizeaza extrem de facil, facturile fiind trimise catre ANAF printr-o simpla apasare de buton. Prin intermediul solutiei de tip ERP, fluxul de lucru este automatizat, de la generarea documentelor pana la stocarea si gestionarea acestora intr-un mod centralizat. Acest lucru diminueaza durata si efortul asociat cu manipularea manuala a documentelor, minimizand in acest fel riscul de erori umane.