Cu solutiile software ERP adecvate, departamentele de service din companii pot fi transformate in centre de profit, prin simplificarea fluxurilor de lucru si automatizarea proceselor.
Soft ERP service - flux complet de lucru pentru activitati de service
Avand module special concepute pentru gestionarea activitatilor de service, astfel de softuri ERP elimina costurile inutile, intarzierile si timpii mari de solutionare a cererilor de service, cat si alte probleme privind accesul la informatii, comunicarea si gestionarea resurselor.
Pentru a intelege cum se produce aceasta transformare, e important sa cunoastem cum se desfasoara un flux de lucru gestionat de la A la Z cu un ERP service.
1. Primirea cererii de service de la client in soft ERP
Procesul incepe cu inregistrarea prin dispecerat a unei cereri de service de la client, venita fie prin e-mail, fie prin telefon. Odata ce au fost introduse in sistem informatiile despre client, locatia unde se va desfasura activitatea de service, tipul de service necesar si alte detalii sau instructiuni relevante, cererea ajunge direct in modulul CRM, unde se creeaza un tichet de service.
Din tichet se va genera o comanda de service, iar tehnicianul din teren (sau echipa de tehnicieni, dupa caz), poate vizualiza taskul direct de pe dispozitivul mobil. De fapt, tehnicianul poate accesa de pe dispozitivul mobil lista cu toate comenzile de service ce necesita preluare, respectiv calendarul de service, utilizatorul avand posibilitatea de a efectua cautari in lista in functie de anumiti parametri, precum aria geografica.
2. Mobilizarea tehnicianului din teren
In momentul in care tehnicianul selecteaza o activitate din lista si face click in aplicatia ERP pe ”Vizualizare pe harta”, aplicatia de harti a dispozitivului mobil va identifica locatia intalnirii. Astfel, tehnicianul va obtine imediat indicatii pentru a incepe traseul spre destinatia clientului care a solicitat serviciile de service.
De asemenea, calendarul de service contine informatii despre persoana cu care tehnicianul se va intalni, afisand toate datele relevante adaugate prin dispecer la crearea tichetului. Daca apar intarzieri, angajatul din teren poate instiinta in acest sens clientul printr-un simplu click.
3. Pasii urmati la locatia clientului
Dupa ce tehnicianul ajunge la locatia clientului, acesta selecteaza inceperea activitatii. Odata cu procesarea acesteia, dispozitivul mobil va capta si datele GPS pentru a inregistra locatia exacta unde se va desfasura interventia din teren. Responsabilul cu activitatea de service poate utiliza telefonul mobil inclusiv pentru a capta imagini de la fata locului (cu mediul si echipamentele de la client).
Totodata, softul pentru gestionarea activitatii de service din teren permite urmarirea usoara a stocului implicat in operatiunile de service. Pe parcursul lucrarilor, tehnicianul de service va putea inregistra in aplicatie ce parti (componente / piese) au fost inlocuite din masina / instalatia clientului in timpul lucrarilor de service. Urmarirea in timp real a stocului ofera departamentelor de financiar si contabilitate informatiile de care au nevoie pentru a genera factura pentru toate componentele pe care le implica activitatea de service si permite departamentului de achizitii sa pastreaze acuratetea stocului.
4. Finalizarea activitatii de service din teren
Cand lucrarile sunt in faza de finalizare, tehnicianul din teren poate introduce in sistem orice informatie ce ar putea fi utila pentru facturare (precum cine urmeaza sa aprobe service-ul), cat si orice comentarii relevante si sa salveze istoricul cu privire la datele despre lucrarile efectuate. Obtinerea semnaturii de aprobare se realizeaza foarte simplu prin bifarea campului pentru semnatura si inregistrarea acesteia folosind touch screenul dispozitivului mobil.
In cazul in care utilizatorul unor astfel de softuri ERP Service doreste documentarea activitatilor efectuate de tehnician, angajatul care a efectuat service-ul in teren poate folosi mobile ERP pentru a prelua imagini cu lucrarea finalizata si cu orice altceva ce ar putea fi util pentru viitor. Daca documentatia lucrarii este solicitata si de catre client, responsabilul de service poate sa-i puna la dispozitie istoricul activitatii de service, fie prin trimiterea pe e-mail, fie prin tiparirea documentelor.
Studiu de caz: Frigotehnica
"Cel mai mare avantaj al implementarii Senior Software este ca am castigat un control asupra activitatii noastre pentru ca stim in orice moment unde trebuie sa intervenim, stim in orice moment ce proiecte avem sau ce facturi avem neincasate sau ce facturi avem de platit"
Adina Cotiga, Chief Financial Officer – Frigotehnica
Citeste si: CAD – Computer Aided Design: Ce inseamna CAD?
5. Finalul lucrarii si incheierea taskului
Odata ce lucrarile prevazute in contractul de service au fost incheiate, tehnicianul din teren poate prelua urmatoarea comanda din calendarul de service sau isi poate incheia activitatea pe ziua respectiva in functie de ce prevede programul accesat de pe dispozitivul mobil.
Totodata, compania poate desemna o alta persoana care sa examineze detaliile proiectului de service inainte de a inchide oficial taskul.
6. Facturarea lucrarii in ERP si inchiderea ciclului
Dupa indeplinirea lucrarii si inchiderea oficiala a taskului din teren, departamentul financiar-contabil intervine pentru a genera factura pentru lucrare, care va fi trimisa catre client. In acest mod se inchide intregul ciclu pe care il presupune o comanda de service: comanda client – dispecerat – tehnician – financiar & contabilitate – facturare catre client.
Solutiile software de tip ERP, care dispun de module ERP pentru service, permit astfel desfasurarea lina a fluxurilor de lucru prin buna organizarea a acestora si urmarirea indeaproape a fiecarei operatiuni din procesul de service. In acelasi timp, un astfel de soft ERP permite organizatiei sa isi focuseze atentia asupra clientilor, prin intermediul carora afacerea isi consolideaza pozitia in piata si atrage noi oportunitati de business.
Descopera modulul ERP Service din SeniorXRP!
Odata cu dezvoltarea fabricilor, producatorii au nevoie de un sistem ERP mai robust, cu un bun raport calitate-pret, asa cum este SeniorXRP:
Un sistem software de incredere care dispune de un modul modern de ERP Service este SeniorXRP. Acesta genereaza automat comenzi de lucru si ofera vizibilitate completa asupra activitatilor, prin integrarea operatiunilor de service de pe teren cu zona de back office. Activitatea tehnicienilor din teren este imbunatatita instant datorita faptului ca aplicatia poate fi accesata usor de pe mobil.
Sistemul permite eficientizarea serviciilor de service, minimizarea timpului de raspuns si reducerea costurilor, modulul din SeniorXRP fiind integrat cu zonele de CRM, vanzari, stocuri, achizitii, contabilitate si raportare financiara.