Autoritatile fiscale din Romania fac pasi semnificativi spre digitalizarea proceselor, iar sistemul e-TVA este una dintre principalele initiative menite sa reduca evaziunea fiscala si sa creasca eficienta colectarii contributiilor. Obiectivul principal al acestui sistem este diminuarea diferentelor dintre TVA declarat si TVA datorat, prin utilizarea deconturilor precompletate (P300ETVA) si prin implementarea unor noi reguli de raportare.
Desi, initial, contribuabilii au perceput acest sistem cu reticenta din cauza eforturilor suplimentare si a costurilor implicate, solutiile software de tip ERP pot simplifica integrarea acestuia, reducand impactul asupra companiilor cu operatiuni complexe.
Ce este e-TVA?
Sistemul e-TVA este un instrument digital de raportare fiscala destinat contribuabililor inregistrati in scopuri de TVA. Implementat oficial la 1 august 2024, acest sistem permite generarea automata a deconturilor de TVA (D300) prin centralizarea informatiilor din mai multe surse digitale, precum:
- Sistemul national de facturi electronice (RO e-Factura)
- Platforma RO e-Transport, care monitorizeaza transporturile de bunuri
- Declaratii fiscale, cum ar fi D394 si declaratia recapitulativa
- Sisteme informatice vamale si case de marcat electronice (e-Case)
- RO e-Sigiliu si RO e-SAF-T
- Alte sisteme informatice administrate de Ministerul Finantelor
Deconturile precompletate sunt transmise contribuabililor prin intermediul Spatiului Privat Virtual (SPV), alaturi de arhive detaliate ale datelor utilizate. Daca apar diferente intre datele precompletate si cele raportate de contribuabili, acestia sunt notificati pentru clarificari.
Cum functioneaza e TVA?
Sistemul e-TVA propune un proces de lucru care foloseste datele deja colectate prin intermediul instrumentelor digitale ale ANAF pentru a asigura corectitudinea procesului de declarare a TVA.
Primul pas in acest flux consta in colectarea datelor, in cadrul caruia sistemul centralizeaza informatiile din surse oficiale, cum ar fi facturile, declaratiile fiscale si documentele legate de transporturi. Pe baza acestor informatii, este generat decontul precompletat P300ETVA, care este transmis contribuabililor pana pe data de 5 a fiecarei luni.
Ulterior, informatiile colectate sunt comparate cu cele raportate de contribuabili in deconturile D300. Daca in urma verificarii apar discrepante semnificative, definite ca depasind 20% sau 5.000 de lei, contribuabilii sunt notificati electronic pentru clarificari suplimentare. Dupa primirea notificarii, acestia sunt obligati sa analizeze diferentele semnalate si sa raspunda prin intermediul platformei SPV in termen de 20 de zile, oferind explicatii detaliate privind discrepantele identificate.
Cine este vizat de implementarea e-TVA?
Sistemul e-TVA este obligatoriu pentru urmatoarele categorii de contribuabili:
- Companii inregistrate in scopuri de TVA: Firme mici, mijlocii si mari care desfasoara operatiuni economice taxabile.
- Persoanele fizice autorizate (PFA): Acestea trebuie sa utilizeze SPV pentru a primi si analiza decontul precompletat.
- Contribuabili care aplica regimul speciale de TVA: Persoanele care utilizeaza TVA la incasare sau regimuri pentru comert intracomunitar. Pentru aceasta categorie, termenul de implementare a fost extins pana la 1 august 2025.
- Importatori si exportatori: Persoane implicate in operatiuni vamale, ale caror informatii sunt integrate in sistemul e-TVA prin intermediul Sistemului informatic integrat vamal.
- Utilizatorii caselor de marcat electronice: Datele transmise prin sistemele RO e-Case de marcat electronice sunt integrate automat in decontul precompletat.
Contribuabilii sunt obligati sa verifice deconturile precompletate (P300ETVA), sa raspunda notificarilor in termen de 20 de zile si sa utilizeze SPV pentru transmiterea documentelor necesare.
Ce presupune sistemul e-TVA pentru contribuabili?
Pentru a se alinia cerintelor sistemului e-TVA, companiile trebuie sa adopte schimbari majore in procesele lor interne, cu scopul de a evita sanctiunile. Printre masurile prioritare se numara:
Modernizarea infrastructurii IT
Actualizarea sistemelor informatice, inclusiv a solutiilor ERP si a instrumentelor de gestiune fiscala, este esentiala pentru a asigura compatibilitatea cu platformele digitale ale ANAF, cum ar fi Spatiul Privat Virtual (SPV).
Automatizarea proceselor legate de TVA, inclusiv verificarea si reconcilierea datelor, ajuta la reducerea riscului de erori manuale. Activitatile necesare includ monitorizarea constanta a informatiilor provenite din RO e-Factura, RO e-Transport, declaratiile D394 si fisierele SAF-T pentru a detecta si corecta rapid eventualele discrepante inainte de raportare.
Gestionarea erorilor si a diferentelor de date
Desi sistemul e-TVA are rolul de a diminua erorile in raportare, anumite dificultati, precum facturile completate gresit sau duplicarea datelor in RO e-Factura, pot persista. Este important ca organizatiile sa analizeze notificarile primite de la ANAF si sa rezolve eventualele neconcordante intr-un termen de 20 de zile prin SPV.
Solutiile IT avansate si verificarile riguroase contribuie la minimizarea acestor probleme si asigura continuitatea activitatilor companiei.
Cresterea nivelului de informare si pregatire
Lipsa unei intelegeri detaliate a cerintelor sistemului este o provocare pentru multi contribuabili, in special pentru companiile cu operatiuni complexe. Aceasta situatie poate duce la intarzieri si riscuri suplimentare, mai ales in cazul firmelor care desfasoara tranzactii internationale sau intracomunitare.
Acestea necesita reconcilierea datelor din surse multiple, cum ar fi fisierele SAF-T, sistemele vamale si RO e-Factura. Verificarea atenta si corectarea datelor sunt esentiale pentru a evita discrepantele si a asigura conformitatea completa cu cerintele sistemului e-TVA.
Care sunt sanctiunile pentru neconformare?
Nerespectarea normelor impuse de sistemul e-TVA sau ignorarea notificarilor de conformare poate atrage sanctiuni semnificative. Iata principalele consecinte prevazute de legislatia fiscala:
Amenzi financiare
Contribuabilii care nu respecta cerintele impuse de sistemul e-TVA sau care ignora notificarile pentru conformare pot fi supusi unor penalitati considerabile, conform legislatiei aplicabile:
- Marii contribuabili: amenzi cuprinse intre 5.000 si 10.000 lei
- Contribuabilii mijlocii: amenzi intre 2.500 si 5.000 lei
- Alti contribuabili si persoanele fizice: sanctiuni de 2.500 lei
Aceste prevederi sunt valabile incepand cu data de 1 ianuarie 2025. Pentru contribuabilii care utilizeaza sistemul TVA la incasare, aplicabilitatea acestor masuri incepe de la 1 august 2025.
Cresterea riscului fiscal
Nerespectarea solicitarilor de informatii sau furnizarea unor date incorecte poate duce la clasificarea companiei ca avand un risc fiscal ridicat. Acest statut poate genera urmatoarele consecinte:
- Posibilitatea mai mare de a fi supusa unor controale fiscale amanuntite;
- Intarzieri semnificative in procesarea cererilor de rambursare a TVA.
Pierderea facilitatilor fiscale
Abaterile repetate sau nerezolvate pot duce la retragerea accesului la anumite facilitati fiscale sau la aplicarea unor sanctiuni aditionale.
Alte masuri in caz de neconformare
In cazul in care autoritatile detecteaza discrepante majore, iar contribuabilul nu ofera explicatii corespunzatoare, se pot aplica masuri, precum refuzul rambursarii TVA sau alte sanctiuni prevazute de legislatia fiscala.
Importanta integrarii e-TVA cu un sistem ERP
Implementarea e-TVA presupune pentru companiile platitoare de TVA o verificare suplimentara a datelor, precum si intocmirea unor note justificative in cazul aparitiei unor neconcordante intre D300 si P300ETVA. In situatia in care datele sunt prelucrate manual, companiile cu activitati complexe pot inregistra o crestere semnificativa a volumului de munca in activitatile contabile.
Din acest motiv, automatizarea proceselor de gestionare si reconciliere a TVA-ului devine indispensabila pentru a face fata cerintelor digitalizarii fiscale. SeniorXRP, solutie ERP dezvoltata de Senior Software, este conceputa pentru a gestiona fluxurile si operatiunile complexe de business. Aceasta permite integrarea sistemelor digitale ale ANAF, conectarea la server si administrarea eficienta a P300ETVA, oferind functionalitati pentru verificarea datelor si generarea notelor justificative necesare.
Nota: Sursele utilizate includ OUG nr. 70/2024 si OUG nr. 87/2024 privind masurile legate de implementarea si utilizarea decontului precompletat RO e-TVA, valorificarea datelor printr-un sistem specific de guvernanta, precum si alte masuri fiscale, publicate in Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024 si Monitorul Oficial nr. 608 din 28 iunie 2024.
Pentru detalii complete si actualizate despre e-TVA, consultati site-ul oficial al Agentiei Nationale de Administrare Fiscala (ANAF).