Pentru a veni in sprijinul utilizatorilor, SeniorXRP detine o serie de functionalitati menite sa faciliteze lucrul cu aplicatia si sa minimizeze efortul dedicat operarii datelor prin automatizarea proceselor.

Fluxuri de aprobare/alocare

Aceasta functionalitate permite folosirea hartilor de aprobare/alocare, in cadrul carora poti stabili modul in care sunt aprobate/alocate documentele si inregistrarile din compania ta. Hartile de aprobare stabilesc cine si cum aproba diverse documente sau tranzactii, iar hartile de alocare sunt folosite pentru atribuirea automata a diferitelor entitati: conturi de client, incidente, oportunitati etc.

Scopul acestei functionalitati este de a reduce timpul dedicat aprobarii/alocarii, aceste activitati fiind realizate in mod automat de catre SeniorXRP.

De asemenea, aplicatia permite ca toate operatiunile sa fie gestionate in acelasi loc, simplu si intuitiv, prin intermediul formei de aprobare.

Monitorizare si gestionare evenimente

SeniorXRP gestioneaza 3 tipuri de evenimente:

  • Cele planificate de utilizatori
  • Modificari ale datelor de sistem
  • Verificari planificate ale conditiilor sistemului

 

Acestea sunt acoperite prin urmatoarele 2 functionalitati ale aplicatiei SeniorXRP:

  1. Evenimente: Functionalitatea permite monitorizarea si gestionarea evenimentelor tinute de angajati, clienti sau furnizori. Utilizatorii pot crea aceste evenimente in sistem - care pot fi intalniri, seminarii, targuri sau conferinte telefonice. SeniorXRP le ofera utilizatorilor posibilitatea de a trimite e-mailuri personalizate tuturor participantilor pe baza template-urilor de notificari. Template-urile pot fi definite pentru invitarea potentialilor participanti la eveniment, reprogramarea sau anularea unui eveniment.
  2. Evenimente de business: functionalitatea permite monitorizarea evenimentelor care apar in sistem atunci cand utilizatorii realizeaza diferite activitati. Acestea sunt fie actiuni aparte, modificari ale datelor sau conditii care necesita atentia utilizatorului. Poti configura sistemul nu numai sa monitorizeze anumite evenimente de business, dar si sa faca anumite actiuni: sa trimita o notificare prin e-mail sau sa execute anumite actiuni definite de un scenariu de import. Sistemul realizeaza aceste operatiuni in oricare din cazurile urmatoare:
    • Anumite date se modifica in sistem. De exemplu, in zona de gestiune a contractelor, poti configura sistemul sa trimita o notificare prin e-mail catre client atunci cand contractul este activat.
    • Sunt indeplinite anumite conditii, pe care sistemul le verifica conform unui program stabilit de tine. De exemplu, in forma de gestionare a oportunitatilor, poti configura sistemul sa trimita un e-mail catre owner-ul oportunitatii, atunci cand a trecut o luna de la data de inchidere estimata, iar oportunitatea nu a mai fost modificata de 7 zile. Sistemul realizeaza aceasta monitorizare o data pe zi.

Notificari

Sistemul permite crearea de notificari automate cu privire la evenimentele care au loc in cadrul organizatiei tale, precum: sesiuni de training, intalniri de lucru, conferinte telefonice sau targuri. Utilizatorii creeaza evenimente si invita prospecti, contacte si clienti sa participe la acestea, iar sistemul trimite invitatii catre potentialii participanti specificati. De asemenea, utilizatorilor le sunt amintite detaliile evenimentului si sunt notificati atunci cand au loc modificari asupra actiunii organizate sau cand aceasta este anulata.

In plus, pot fi configurate notificari si cu privire la documente. Mai exact, utilizatorii pot sa se inscrie pentru a primi e-mailuri generate de catre sistem in momentul in care se produc modificari specifice la anumite documente.

Automatizare procese

Functionalitatea de automatizare oferita de SeniorXRP iti permite sa schimbi logica de business existenta, asociata anumitor ecrane, astfel incat aceasta sa fie potrivita proceselor si cerintelor specifice afacerii tale.

Folosind functionalitatea de automatizare a ecranelor, poti adauga stari de documente, oferi valori diferite pentru anumite elemente sau face anumite elemente sa fie indisponibile, in functie de starea documentelor. De exemplu, poti configura sistemul astfel incat facturile cu valori mici sa fie automat aprobate si platite in forma de facturi si ajustari, in timp ce facturile cu valori mari sa necesite aprobari care pot fi realizate doar din forma de aprobari facturi pentru plata.

De asemenea, poti crea programari de automatizare si seta ca procesarea documentelor sa fie realizata automat in conformitate cu programul doar pentru documentele care indeplinesc conditiile specifice prestabilite.

Pentru anumite forme de documente, logica de procesare este implementata prin intermediul pasilor de automatizare creati special pentru formele respective si poate fi modificata prin intermediul acestor pasi de automatizare. Pasul de automatizare este un set de conditii stabilite pentru un document, care, atunci cand este atins, determina realizarea unor actiuni specifice sau aplicarea unor restrictii asupra valorilor.

Vezi cum se potriveste SeniorXRP modelului tau de business!

Alege solutia care acopera cu succes nevoile oamenilor din toate departamentele,
de la resurse umane si financiar pana la achizitii, vanzari, B2B, sau logistica.

Securitate si audit la nivel de camp

Procesarea automata a datelor a facut necesara protejarea informatiilor sensibile si implicit urmarirea actiunilor utilizatorilor in sistem. In acest scop, SeniorXRP ofera functia de auditare la nivel de camp, utilizata pentru monitorizarea si inregistrarea actiunilor realizate in formele din sistem. Aceasta functie inregistreaza fiecare modificare pe care utilizatorii o realizeaza in SeniorXRP, precum: modificari ale documentelor si ale proprietatilor acestora, modificari ale conturilor de client, ale inregistrarilor efectuate de catre angajati sau modificari ale politicilor de securitate. De asemenea, poti vedea exact cine si cand a facut fiecare modificare.

Raportare timp pe activitate

Prin intermediul acestei functii, SeniorXRP le permite utilizatorilor sa raporteze timpul pe care il petrec pe fiecare activitate. Acest timp poate fi marcat ca fiind facturabil, in acest caz fiind necesar sa specifici si tipul de castig aferent activitatii. Tipul de castig determina modul in care sistemul calculeaza costul muncii angajatilor si se imparte in doua clase: costul aferent timpului standard de lucru si costul aferent orelor suplimentare. Timpul aferent activitatii poate fi asociat cu un task care are specificat un aprobator. In acest caz, timpul trebuie sa fie aprobat inainte de a fi trimis spre facturare.

Prelucrare programata

Cu aceasta caracteristica activata puteti configura procesarea automata a documentelor care necesita resurse semnificative de timp si sistem. Puteti defini un program pentru o astfel de procesare automata - de exemplu, in momentele in care nu exista angajati la locul de munca, cum ar fi weekendurile sau noptile.

DeviceHub

Aplicatia DeviceHub este utilizata pentru definirea listei de imprimante și gestionarea activitatilor de imprimare. DeviceHub este o aplicatie Windows catre care SeniorXRP trimite notificari push atunci cand se solicita tiparirea unor documente. Aceasta poate fi instalata pentru a rula pe o statie de lucru sau pe un server independent de o sesiune de utilizator.

Conformare GDPR

Aplicatia dispune de instrumente menite sa simplifice manipularea datelor care au caracter personal. Cu ajutorul acestora, astfel de date sunt protejate, iar utilizatorilor au posibilitatea de a restrictiona procesarea informatiilor, in functie de necesitati. SeniorXRP ofera instrumente de conformitate GDPR care iti permit sa:

  • Urmaresti in sistem daca a fost obtinut sau reinnoit consimtamantul persoanelor fizice pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
  • Restrictionezi procesarea datelor cu caracter personal pentru anumite persoane
  • Stergi si restabilesti datele personale
  • Afli cine a restrictionat procesarea datelor cu caracter personal sau a sters datele personale in sistem, cand a avut loc evenimentul si ce date au fost restrictionate