Cel mai mare avantaj al implementarii Senior Software este ca am castigat un control asupra activitatii noastre pentru ca stim in orice moment unde trebuie sa intervenim, stim in orice moment ce proiecte avem sau ce facturi avem neincasate sau ce facturi avem de platit

Adina Cotiga, Chief Financial Officer – Frigotehnica

Implementarea solutiei SeniorXRP in cadrul companiei Frigotehnica

 
Lider pe piata de instalatii frigorifice din Romania, Frigotehnica este producator si distribuitor de echipamente frigorifice, compania avand si o zona de service.

Afacerea a obtinut transparenta completa in modul de lucru si control sporit asupra businessului, cu solutia SeniorXRP.

Capabilitatile acestei solutii de tip ERP, impreuna cu raportul calitate-pret sunt principalele elemente care au contat in alegerii sistemului SeniorXRP de la Senior Sofware, de catre echipa Frigotehnica.

Date despre companie:

Industrie:
Instalatii frigorifice industriale si comerciale

Activitati:
Productie, Distributie & Service

Cifra de afaceri:
Peste 25 milioane euro

Extindere pe piata:
Romania, Bulgaria si Ucraina

Angajati:
Cca. 200

Prezentarea generala a proiectului:

Scopul proiectul a reprezentat automatizarea operatiunilor si proceselor de lucru din compania Frgotehnica. S-a urmarit o mai buna gestionare a proiectelor desfasurate si a activitatilor de service, precum si obtinerea unei viziuni de ansamblu asupra afacerii.

Furnizorul de solutii software:
Senior Software
Divizia:
XRP
Solutia implementata:
SeniorXRP – sistem de tip ERP pentru managementul fluxurilor complexe de business
Module implementate:
Distributie, Financiar – Contabilitate, CRM, Proiecte, Service, Aplicatia mobila, EDI, Dashboarduri personalizate
Solutia inlocuita:
Scala ERP
studiu-de-caz-frigotehnica-erp-soft-erp-soft-gestiune-erp-bg-3.1
studiu-de-caz-frigotehnica-erp-soft-erp-soft-gestiune-erp-bg-4.1

Asteptarile companiei:

Prin implementarea solutiei SeniorXRP, echipa Frigotehnica a urmarit sa obtina vizibilitate asupra activitatilor si informatiilor cheie din companie, control crescut asupra afacerii si eficientizarea proceselor de:

Achizitii
Din momentul aparitiei necesitatii unei achizitii, pana la plata unei facturi catre furnizor
Order to Cash
Din momentul aparitiei unei comenzi de client, pana la incasarea facturii de la client
Service
Incepand cu toate interventiile realizate de companie si pana la monitorizarea acestora
Constructii instalatii
Planificarea si gestionarea resurselor pe care le presupune activitatea de baza a companiei

Decizia de inlocuire a vechiului sistem ERP si alegerea solutiei potrivite

Analiza proceselor operationale

Conducerea Frigotehnica a luat decizia de a inlocui sistemul utilizat cu o alta solutie de tip ERP, in urma unei analize a proceselor operationale. Analiza a prespus urmarirea de la A la Z a etapelor proceselor de Achizitii, Order to Cash, Service si Constructii de instalatii, pentru a stabili daca utilizarea unui alt sistem va duce la imbunatatirea modului de lucru.

Am analizat procesele operationale end-to-end si toate recomandarile din analiza proceselor au dus la concluzia ca putem sa fim mai eficienti daca trecem la un nou sistem operational. Astfel, am ajuns sa implementam SeniorXRP de la Senior Software, care a concurat cu solutii nationale si internationale, cum ar fi Dynamics sau SAP

Adina Cotiga, Chief Financial Officer – Frigotehnica

Alegerea solutiei software:

In alegerea noului sistem de tip ERP, producatorul de echipamente frigorifice a urmarit ca viitoarea solutie sa permita automatizarea unor fluxuri de lucru complexe. Totodata, echipa Frigotehnica a dorit ca noul sistem sa fie scalabil si sa dispuna de flexibilitatea si adaptabilitatea necesara pentru sustinerea productiei pe baza de proiect si a activitatii de service.

Servisam in aproximativ 1300 de locatii si avand in vedere complexitatea aplicatiilor pe care le facem, a aparut necesitatea de a automatiza procesele companiei. Astfel, am incheiat un parteneriat cu compania Senior Software, pentru a implementa SeniorXRP

Adrian Neacsu, General Manager – Frigotehnica

Am ales sa lucram cu SeniorXRP datorita raportului pret-calitate, dar si flexibilitatii pe care sistemul ni l-a permis, lucru pe care l-am aflat de la clienti care deja au trecut prin implementari si care au fost dispusi sa impartaseasca cu noi experienta lor la implementarea SeniorXRP. In plus, proiectele Frigotehnica sunt destul de complexe si nu exista un proiect repetitiv, fiecare proiect este unic, iar sistemul ne sustine in acest sens

Adina Cotiga, Chief Financial Officer – Frigotehnica

Definirea fluxurilor de lucru & Managementul activitatilor

Automatizarea si organizarea principalelor fluxuri de lucru din cadrul companiei:

Vanzari
Service
Pe teren
Pontaj
Proiecte

Pentru a acoperi toate categoriile de vanzari realizate de Frigotehnica, in SeniorXRP au fost definite 3 tipuri distincte de fluxuri de lucru:

Vanzarea pe baza de proiect – care se desfasoara pe o perioada de timp mai indelungata, si presupune livrarea de materii prime / materiale in diferite etape ale proiectului, facturarea realizandu-se in functie de setarile specifice.

Vanzarea directa – reprezinta procesul de business prin care Frigotehnica tranzactioneaza bunuri pentru care se emite factura direct din comanda de vanzari.

Vanzarea de tip service – procesul prin care Frigotehnica oferteaza si tranzactioneaza materiale / marfuri in urma unor interventii de service si servicii de mentenanta conform contractelor.

Sesizarile de la clienti primite pe e-mail ajung direct in modulul CRM, unde este creat un tichet de service. In cazul in care tichetul este solutionat de catre departamentul de monitorizare, fluxul se opreste cu inchiderea acestuia, iar daca este necesara interventia, din tichet se va genera o comanda de service. SeniorXRP gestioneaza toate tipurile de comenzi de service specifice activitatii Frigotehnica, respectiv: garantie, mentenanta, monitorizare, punere in functiune sau service platit.

Pentru fiecare tip de comanda de service au fost configurate 4 etape de lucru:

Etapa 1 - in care tehnicianul trebuie sa se ocupe de interventie

Etapa 2 - in care interventia trebuie verificata de managerul de zona

Etapa 3 - in care interventia poate fi preluata de operatorul de service pentru generarea documentelor ulterioare

Etapa 4 - in care interventia este preluata de responsabilii cu ofertarea produselor

Pentru fiecare comanda de service se genereaza una sau mai multe interventii, care sunt preluate de tehnicieni si operate in aplicatia mobila SeniorXRP.

Tehnicienii din teren completeaza in aplicatia mobila serviciile prestate si durata acestora, precum si articolele stocabile utilizate la interventie. Fiecare tip de serviciu prestat este legat de un articol de tip manopera, care se utilizeaza mai departe in generarea fiselor de pontaj.

La finalul interventiei, angajatul din teren genereaza un raport semnat din aplicatia mobila care este trimis pe e-mail catre client. Ulterior, interventia finalizata este preluata de managerul de zona si fluxul continua spre etapa a treia, de generare a documentelor ulterioare.

In aplicatia mobila ERP fiecare tehnician isi introduce cheltuielile efectuate, iar apoi acestea intra in fluxul de aprobare de catre operatorul de service. Sistemul permite asocierea cheltuielilor in functie de natura acestora. Astfel, cheltuielile cu materialele sunt asociate cu furnizorul, iar diurna este asociata cu interventiile de service care s-au efectuat.

Totodata, in cadrul modulului Fise de pontaj angajat din ERP, este identificat automat pontajul tehnicienilor pe interventii si pot fi inclusiv adaugate manual concediile sau alte ore administrative, de training etc.

Sistemul ERP de la Senior Software gestioneaza integrat fluxul de lucru specific proiectelor complexe realizate de Frigotehnica.

Acesta incepe cu introducerea ofertei de proiect folosind un sablon predefinit. Dupa acceptarea ofertei, aceasta este convertita in proiect, care va prelua bugetul stabilit in oferta. Pentru fiecare proiect poate fi intocmita una sau mai multe comenzi de vanzare pentru livrarea produselor in santier. Comanda initiala poate fi sparta in mai multe comenzi in functie de etapa proiectului, furnizorul echipamentelor si data la care se va face livrarea. Facturarea se poate realiza fie cu avans, fie in totalitate dupa finalizarea si punerea in functiune a proiectului.

Functionalitati care contribuie la cresterea productivitatii angajatilor

In cadrul companiei Frigotehnica au fost implementate o serie de functionalitati de automatizare, scopul acestora fiind simplificarea procedurilor, minimizarea efortul dedicat operarii datelor si reducerea timpilor de lucru.

Tranzactii recurente

Sunt utilizate pentru generarea automata a facturilor de abonamente pentru service, putand fi setata frecventa si intervalul de plata.

Notificari automate

Frigotehnica beneficiaza de o serie de notificari personalizate, disponibile atat in sistem, cat si pe dispozitive mobile, cu privire la: proiectele ce necesita aprobare, comenzile care trebuie facturate, confirmarile de sold sau emiterea de avize pentru facturare.

Fluxuri de aprobare

Pentru un control sporit asupra operatiunilor desfasurate, cu ajutorul SeniorXRP au fost configurate aprobari pentru: facturile de plata, cheltuieli, decont si proiecte.

Momentul de GO LIVE

1 octombrie 2019 – startul utilizarii sistemului SeniorXRP

Dupa ce am studiat procesele si am facut customizarile necesare, am decis sa trecem dintr-o data la noua solutie si sa facem shut down la vechiul sistem. Am trecut cu bine de marele Go Live, mai ales ca acesta a coincis cu luna de raportare catre banca si nu ne-am blocat in absolut niciun proces

Adina Cotiga, Chief Financial Officer – Frigotehnica

Rapoarte & Dashboarduri Personalizate

La cererea utilizatorilor Frigotehnica, echipa de implementare a creat o serie de rapoarte personalizate, care le ofera acestora informatii cu privire la diferite zone de business (achizitii, vanzari, stocuri, service, incasari, pontaj etc.)

Pe baza tuturor informatiilor preluate din SeniorXRP a fost setat si un dashboard operational personalizat, care este folosit de catre managerii companiei ca un panou de control asupra operatiunlor.

Recomand tuturor sa-si implementeze un dashboard operational pentru ca este de fapt sistemul de control al activitatilor operationale, al tuturor proceselor din companie, pentru ca orice ineficienta in procesele operationale se reflecta, mai devreme sau mai tarziu, in financiar

Adina Cotiga, Chief Financial Officer – Frigotehnica

Rezultatele obtinute de companie in urma utilizarii SeniorXRP:

 

Vizibilitate asupra operatiunilor si informatiilor cheie
Eficientizarea proceselor din cadrul companiei
Flexibilitate si transparenta in modul de lucru
Monitorizarea si controlul costurilor in toate etapele de proiect
Control asupra activitatilor in orice moment
Viteza crescuta de reactie in activitatile de service
Trasabilitate completa
Imbunatatirea procesului decizional

Cum a decurs colaborarea cu echipa Senior Software

Dupa atatea luni de lucru cu Senior Software, am incheiat un parteneriat asa de frumos si asa de strans ca ne face foarte mare placere sa lucram unii cu altii. Consultantii lor sunt foarte flexibili, echipa de call center este la fel de flexibila

Adina Cotiga, Chief Financial Officer – Frigotehnica

Concluzie

Am experienta de 15 ani in SAP și implementari de SAP si spun cu cea mai mare sinceritate, SeniorXRP este un sistem customizabil si adaptabil, iar echipa Senior Software a raspuns mereu prompt la solicitările noastre. Ceea ce noi am reusit sa implementam împreuna este un sistem customizat noua, iar panoul nostru de control ne ajuta in eficientizarea operatiunilor de lucru care mai devreme sau mai tarziu, se transforma direct in eficienta financiara

Adina Cotiga, Chief Financial Officer – Frigotehnica