Monitorizare si Automatizare

Pentru a veni in sprijinul utilizatorilor, SeniorXRP detine o serie de functionalitati menite sa faciliteze lucrul cu aplicatia si sa minimizeze efortul dedicat operarii datelor prin automatizarea proceselor.

Fluxuri de aprobare/alocare

Aceasta functionalitate permite folosirea hartilor de aprobare/alocare, in cadrul carora poti stabili modul in care sunt aprobate/alocate documentele si inregistrarile in cadrul companiei tale. Hartile de aprobare stabilesc cine si cum aproba diverse documente sau tranzactii, iar hartile de alocare sunt folosite pentru alocarea automata a diferitelor entitati: conturi de client, incidente, oportunitati etc.

Scopul acestei functionalitati este de a reduce timpul dedicat aprobarii/alocarii, aceste activitati fiind realizate in mod automat de catre SeniorXRP. De asemenea, ofera o modalitate de a le gestiona pe toate in acelasi loc, simplu si intuitiv, prin intermediul formei de Aprobare.

Monitorizarea si gestionarea evenimentelor

SeniorXRP gestioneaza 3 tipuri de evenimente:

  • Cele planificate de utilizatori
  • Modificari ale datelor de sistem
  • Verificari planificate ale conditiilor sistemului

 

Astfel, gasim in SeniorXRP 2 functionalitati diferite: Evenimentele si evenimentele de business

Evenimentele sunt potrivite pentru monitorizarea si gestionarea evenimentelor tinute de angajati, clienti sau furnizori. Utilizatorii pot crea aceste evenimente in sistem - care pot fi intalniri, seminarii, targuri sau conferinte telefonice. SeniorXRP le ofera utilizatorilor posibilitatea de a trimite email-uri personalizate tuturor participantilor pe baza template-urilor de notificari care pot fi definite pentru invitarea potentialilor participanti la eveniment, reprogramarea sau anularea unui eveniment.

 

Evenimentele de business sunt utilizate pentru monitorizarea evenimentelor care apar in sistem atunci cand utilizatorii realizeaza diferite activitati. Acestea sunt fie actiuni aparte, modificari ale datelor sau conditii care necesita atentia utilizatorului. Poti configura sistemul nu numai sa monitorizeze anumite evenimente de business, dar si sa faca anumite actiuni: sa trimita o notificare prin email sau sa execute anumite actiuni definite de un scenariu de import. Sistemul realizeaza aceste actiuni in oricare din cazurile urmatoare:

  • Anumite date se modifica in sistem. De exemplu, in zona de gestiune a contractelor, poti configura sistemul sa trimita o notificare prin email catre client atunci cand contractul este activat.
  • Sunt indeplinite anumite conditii, pe care sistemul le verifica conform unui program stabilit de tine. De exemplu, in forma de gestionare a oportunitatilor, poti configura sistemul sa trimita un email catre owner-ul oportunitatii atunci cand a trecut o luna de la data de inchidere estimata iar oportunitatea nu a mai fost modificata de 7 zile. Sistemul realizeaza aceasta monitorizare o data pe zi.

Notificari

Sistemul permite crearea de notificari automate cu privire la evenimentele care au loc in cadrul organizatiei tale, precum: sesiuni de training, intalniri de lucru, conferinte telefonice sau targuri. Utilizatorii creeaza evenimente si invita prospecti, contacte si clienti sa participe la ele, iar sistemul trimite invitatii catre potentialii participanti specificati.  De asemenea, utilizatorilor le sunt amintite detaliile evenimentului si sunt notificati atunci cand au loc modificari asupra evenimentului sau acesta este anulat. De asemenea, pot fi configurate notificari si cu privire la documente, care le permit utilizatorilor sa se inscrie pentru a primi e-mailuri trimise de sistem atunci cand se fac modificari specifice la anumite documente.

Automatizarea proceselor

Functionalitatea de automatizare oferita de SeniorXRP poate fi utilizata pentru schimbarea functionalitatii diferitelor forme. Astfel, poti schimba logica de business existenta asociata anumitor ecrane astfel incat aceasta sa fie potrivita proceselor si cerintelor specifice afacerii tale. Folosind functionalitates de automatizare a ecranelor, poti adauga stari de documente, oferi valori diferite pentru anumite elemente sau face anumite elemente indisponibile, in functie de starea documentelor. De exemplu, poti configura sistemul astfel incat facturile cu valori mici sa fie automat aprobate si platite in forma de facturi si ajustari, in timp ce facturile cu valori mari sa necesite aprobari care pot fi realizate doar din forma de aprobari facturi pentru plata.

De asemenea, poti crea programari de automatizare si seta ca procesarea documentelor sa fie realizata automat in conformitate cu programul doar pentru documentele care indeplinesc conditiile specifice prestabilite.

Pentru anumite forme de documente, logica de procesare este implementata prin intermediul pasilor de automatizare creati special pentru formele respective si poate fi modificata prin intermediul acestor pasi de automatizare. Pasul de automatizare este un set de conditii stabilite pentru un document, care, atunci cand este atins, determina realizarea unor actiuni specifice sau aplicarea unor restrictii asupra valorilor.

 

Securitate si audit la nivel de camp

Procesarea automata a datelor a facut necesara protejarea informatiilor sensibile si implicit urmarirea actiunilor utilizatorilor in sistem. In acest scop SeniorXRP ofera functia de auditare la nivel de camp, utilizata pentru monitorizarea si inregistrarea actiunilor realizate in formele din sistem. Aceasta functie inregistreaza fiecare modificare pe care utilizatorii o realizeaza in SeniorXRP, precum: modificari ale documentelor si ale proprietatilor acestora, modificari ale conturilor de client sau inregistrarilor realizate de angajati sau modificari ale politicilor de securitate. De asemenea, poti vedea exact cine si cand a facut fiecare modificare.

Raportare timp pe activitate

Prin intermediul acestei functii SeniorXRP le permite utilizatorilor sa raporteze timpul pe care il petrec pe fiecare activitate. Acest timp poate fi marcat ca fiind facturabil, in acest caz fiind necesar sa specifici si tipul de castig aferent activitatii. Tipul de castig determina modul in care sistemul calculeaza costul muncii angajatilor si se imparte in doua clase: costul aferent timpului standard de lucru, sau costul aferent orelor suplimentare. Timpul aferent activitatii poate fi asociat cu un task care are specificat un aprobator. In acest caz, timpul trebuie sa fie aprobat inainte de a fi trimis la facturare.

Prelucrare programata

Cu aceasta caracteristica activata puteti configura procesarea automata a documentelor care necesita resurse semnificative de timp si sistem. Puteti defini un program pentru o astfel de procesare automata - de exemplu, in momentele in care nu exista angajati la locul de munca, cum ar fi weekendurile sau noptile.

DeviceHub

Aplicatia DeviceHub este utilizata pentru definirea listei de imprimante și gestionarea activitatilor de imprimare. DeviceHub este o aplicatie Windows catre care SeniorXRP trimite notificari push atunci cand se solicita tiparirea unor documente si poate fi instalata pentru a rula pe o statie de lucru sau pe un server independent de o sesiune de utilizator.

Instrumente de conformitate GDPR

Aceste instrumente simplifica manipularea datelor cu caracter personal, va ofera posibilitatea de a proteja datele cu caracter personal si de a restrictiona procesarea acestora, daca este necesar. SeniorXRP ofera instrumente de conformitate GDPR care va permit sa faceti urmatoarele:

  • Urmariti in sistem daca a fost obtinut sau reinnoit consimtamantul persoanelor fizice pentru prelucrarea datelor cu caracter personal
  • Restrictionati procesarea datelor cu caracter personal pentru anumite persoane
  • Stergeti si restabiliti datele personale
  • Aflati cine a restrictionat procesarea datelor cu caracter personal sau a sters datele personale in sistem, cand a avut loc evenimentul si ce date au fost restrictionate